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【おすすめのソフトを紹介】自動化ツールを導入して業務の効率化を図ろう!RPAやAPIのメリットも解説

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最終更新日: 2023年6月1日

「時間のかかる反復作業を自動化したいけど、どのようなツールを選べばよいのか分からない」と悩む方は少なくありません。

業務自動化にはさまざまな手法があるため、貴社にあった手法やツールを選ぶことが重要です。

本記事では、業務自動化について解説し、自動化の手法を分かりやすく紹介していきます。

おすすめの自動化ツールも紹介するので、自動化ツールを導入したいけれど決めきれないでいる方はぜひ参考にしてください。

業務自動化とは

業務自動化とは、これまで人が行っていた作業を、ITツールに任せることです。 自動化によって人件費、ならびに作業時間を削減できます。

反復的な単純作業、かつパソコン上の業務が自動化しやすく、主に下記のような業務を自動化している企業が多くあります。

経理 - 帳簿関連の入力:入金・支払業務、資産管理 - 人事:労働時間管理、給与明細作成 - マーケティング:データの抽出・分析 - 営業:販売状況調査、受注管理

業務を自動化すると得られるメリットは、下記のとおりです。

  • 生産性のある仕事に集中できる
  • コストの削減
  • 人的ミスの防止

単純作業を自動化すると、バックオフィスの繰り返し業務から解放され、生産性の高い仕事に時間を使えるようになります。

また人件費と作業時間のコストを大幅に削減できるのも、業務自動化のメリットです。

人の手では気をつけていてもミスする可能性がありますが、ロボットなら人間側が指示を誤らない限りミスを起こしません。

業務自動化の手法

業務自動化には、さまざまな手法があり、それぞれ対応できる業務や範囲が異なります。

代表的な業務自動化の手法には、下記のようなものが挙げられます。

  • RPA
  • API
  • OCR
  • マクロ
  • AI
  • BPM

それぞれ詳しく見ていきましょう。

RPA

RPA(Robotics Process Automation)とは、主にパソコン上の操作をロボットに記憶させ、それを再生して業務を自動化する技術です。

RPAツールは、単純作業を反復し実行することが得意であり、さらに人と違って作業ミスを犯すこともありません。

RPAツールは、パソコン上の複数のソフトやシステムをまたいで操作できるため、手順やルールを明確に指示できれば、多くの業務を自動化できます。

RPAツールが対応できる業務には、主に下記のようなものがあります。

  • データ入力
  • データ集計
  • 情報収集
  • システム間連携

一方でRPAツールは、発想力や、臨機応変な対応が必要な仕事はできません。

また、RPAツールはプログラミング言語を使わずとも利用できるため、幅広い人が使える点も大きな特徴です。

API

API(Application Programming Interface)とは、アプリケーションやソフトウェアの一部を外部に公開することで、第三者が開発したソフトウェアと連携できるようにするものです。

APIを利用すると、異なるアプリケーションやサービス間で認証機能を共有したり、片方から数値情報を読み込み、別のプログラムでデータを解析したりできます。

業務でAPIを使うと、自社で利用している業務システム間でさまざまなデータを連携でき、手動でデータを入力する手間がなくなり、業務自動化につながります。

またAPIは対応範囲が広いため、e-Gov(電子政府)やe-Tax(電子申告)に対応していれば行政手続きも社内でできるようになり、公共機関に行くコストを省くことも可能です。

マクロ

マクロはWindows Office製品で使える機能で、単純作業を記録し再生することで、業務自動化が図れます。

RPAツールと同じような特徴を持ちますが、マクロはOffice製品以外では使えないため、対象業務が限られます。

またマクロは、VBAというプログラミング言語で作成する必要があり、誰でも簡単に作成できるものではありません。

AI

AI(Artificial Intelligence)は人工知能と呼ばれ、人間の知的能力や知的行為の一部を再現できるシステムです。

自立した判断ができるため、人間の仕事の一部を肩代わりし、自動化できます。

AIによる業務自動化には、下記のような例があります。

  • 自動運転
  • 警備ロボット・システム
  • チャットボットによる問い合わせ対応

AIは発展が目覚ましく、今後さまざまな形で業務自動化に寄与するでしょう。

BPM

BPM(Business Process Management)とは、業務の流れを可視化し、課題を分析、変更や改善を行い、PDCAサイクルを回して業務を改善していく手法です。

ビジネスプロセスは、各企業・各部署で独自のものを持っているため、可視化しないと社内の人間でも把握しきれない恐れがあります。

BPMはテクノロジーの一種ではなく、人が行う手法ですが、BPMツールを活用すれば、業務プロセスの改善を効率化でき、業務自動化につながります。

OCR

OCR(Optical Character RecognitionまたはReader)とは、手書きや印刷された文字を光学装置で読み取り、文字データに変換する技術のことです。

RPAと組み合わせることで、紙から情報をデータに変換し、会計システムに登録したり、表計算ソフトに入力したりする業務を自動化可能です。

OCR自体は40年ほど前から企業で使われている技術ですが、近年はAI技術を活用し、文字認識率が向上したAI-OCRが注目されています。

おすすめ業務自動化ツール3選

お伝えしてきたとおり、業務自動化はさまざまなテクノロジーを使って行います。

そこで自動化ツールを導入するときにおすすめなのが、幅広い範囲の業務を自動化できる多機能なツールです。

ここでは、下記の3つのおすすめツールを紹介します。

  • Sanka
  • UiPath
  • Blue Prism

それぞれの特色を詳しく見ていきましょう。

Sanka

Sankaは数ある自動化ツールの中でも、もっとも幅広い範囲の業務を自動化できます。

Sankaで自動化できる主な業務は、下記のとおりです。

  • マーケティング
  • 営業
  • 採用・HR
  • カスタマーサービス

APIやブラウザ、パソコンアプリなどフォーマットを問わずに、すべてのツールやデータと連携し、自動化が可能です。

無駄な作業時間を最大95%カットし、生産性を向上し、費用も削減、ビジネスの成長をサポートします。

Sankaの特徴は、見やすいシンプルな画面による使いやすさです。 ノーコードで誰でも簡単に作業を効率化できます。

小さなチームは無料で始められ、大企業にも対応可能なフレキシブルな料金体制です。

UiPath

UiPathは、世界中の企業で導入されているRPAツールで、日本でも代表的なRPAツールとして位置づけられています。

UiPathは多くの製品がありますが、代表的なものは下記の3つです。

  • 開発ツール「UiPath Studio」
  • 実行ツール「UiPath Robots」
  • 管理ツール「UiPath Orchestrator」

UiPathには、無料で利用できるCommunityライセンスが用意されています。

ノーコードかつ直感的な操作で、本格的なRPAツールを無料で始めたい方におすすめです。

Blue Prism

Blue Prismは、RPAという言葉を作った老舗RPAベンダーであるBlue Prism社の製品です。

全社に横展開が可能で、大規模な運用管理が得意といえます。

プログラミング知識を持たない方でも、ドラッグ&ドロップのマウス操作で業務の流れを表現できます。

同時に、プログラミング知識のあるプロの要求にも十分応えられ、応用が効く点も魅力です。

おわりに

業務自動化とは、人が行っていた作業をITツールに任せることです。 作業時間や人件費を削減でき、その分を生産性の高い業務に振り分けられます。

業務自動化するための手法はさまざまなものがありますが、代表的なのはロボットに作業を記録し再生させるRPAです。 ほかにはアプリケーション同士をつなぐAPIや、発展目覚ましいAIツールなどがあります。

自動化ツールは、社内のさまざまな業務を自動化できるように、幅広い範囲をカバーできるものを選ぶとよいでしょう。

Sankaは、業務にかかっていた無駄な時間を最大95%カットできる自動化ツールです。 すべてのツールやデータとの連携が可能なうえ、シンプルな画面で誰でも直感的に業務自動化できます。

Sankaは無料で始められるので、まずは使いやすさを体感してみてください。

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