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ビジネスプロセスオートメーション(BPA): 定義、機能、ベストプラクティス

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最終更新日: 2023年8月15日

この記事から得られるもの

序章

ビジネスリーダーとして、あなたは常に業務を最適化し、効率を高める方法を模索している。その最も効果的な方法の1つが、ビジネス・プロセス・オートメーション(BPA)である。

グーグル、アマゾン、ネットフリックスなど、世界で最も成功している企業の中には、生産性を向上させ、ミスを最小限に抑え、優れた顧客体験を提供するためにBPAを活用しているところもある。

BPAを適切に導入すれば、コストを削減し、生産性を最大50%向上させることができる

この記事では、BPAとは何か、BPAがもたらす主なメリットとは何か、先進企業はどのようにBPAを活用しているのか、そして、この革新的なテクノロジーを自分の組織で活用するにはどうすればよいのかについて紹介する。

仕事の未来は自動化されている。

ビジネス・プロセス・オートメーションとは何か?

ビジネス・プロセス・オートメーション(BPA)とは、ビジネス・プロセスやワークフローを合理化・最適化するためのテクノロジーの活用を指す。

BPAの目的は、手作業や反復作業を減らし、エラーを最小限に抑え、効率を高めることである。

BPAは、従来人間が行っていた大量かつ反復的な作業やプロセスを処理するために、ソフトウェアやアルゴリズムを活用する。

データ入力、クレーム処理、請求書処理、顧客対応などはすべて自動化できる。

反復的で平凡な作業を自動化することで、BPAは従業員をイノベーションと成長の原動力となる価値の高い作業に集中させることができる。

BPA導入の主なステップ

BPAのメリット: 企業が自動化する理由

ビジネス・プロセスの自動化は、企業に大きなメリットをもたらします。

ビジネス・プロセス・オートメーション(BPA)を導入することで、企業は以下を実現することができる:

  • 生産性と効率の向上。繰り返しの多い定型業務を自動化することで、従業員は付加価値を生む、より有意義な業務に集中できる。その結果、生産性と効率が向上する。
  • 正確性の向上。自動化されたシステムは、毎回同じ手順を正確に実行するように設計されているため、人為的ミスが減少し、精度が向上します。
  • コスト削減。時間がかかり、労働集約的なプロセスを自動化することで、人的労働や間接費に関連するコストが削減されます。
  • コンプライアンスの向上。自動化されたプロセスは、毎回同じ管理された手順に従うため、一貫性が確保され、規制や標準に準拠します。
  • 拡張性の向上。企業が成長するにつれ、手作業によるプロセスはますます拡張が難しくなります。自動化は、ビジネスの成長をサポートする拡張性を提供します。
  • データ主導の洞察。自動化されたシステムは、プロセスを可視化するデータを生成し、データ主導の意思決定によって業務の最適化と改善を実現する。

大手企業は競争優位性を得るためにBPAを導入している。

例えば、Netflixは自動化を利用して、顧客の行動を深く洞察し、顧客体験をパーソナライズしている。

ビジネスプロセス自動化の仕組み

ビジネス・プロセス・オートメーション(BPA)とは、最小限の人的介入でビジネス・プロセスを完了させるためのテクノロジーの使用を指す。

BPAは、開始時に特定の順序で自動的に実行される一連のアクションを設定することで機能する。

BPAの仕組み

BPAは、「ロボット」または「ボット」と呼ばれるソフトウェアツールを活用し、反復的で平凡な作業を自動化する。

これらのボットは、あらかじめ定義されたルールやステップに従い、人手をかけずに自動的に処理を完了します。

例えば、オンラインフォームを送信すると、ボットが自動的に情報を取得し、利用可能なデータソースと照合し、電子メールでフォローアップします。

ボットは、開発者が設定したパラメータに基づいて、最初から最後までプロセス全体を処理します。

BPAの主な特徴は以下の通り:

  • 現在のプロセスをマッピングして文書化し、自動化の機会を特定できる。BPAソリューションは、プロセスを完了するために必要な一連のアクションをキャプチャします。
  • フローチャートを使用してプロセスのステップを視覚的に表現するプロセスモデリング。これにより、ボトルネック、冗長性、最適化領域を特定することができます。
  • ルールエンジンと意思決定モデリングにより、特定のルールと条件に基づいて適切なパスとアクションを自動的に決定します。
  • 組織全体のさまざまなシステム、データ、アプリケーションを接続する統合機能。BPAはさまざまなソースから情報を取得し、エンドツーエンドの自動化を実現します。
  • プロセスのパフォーマンスを把握するためのモニタリングと分析。BPAソリューションは、サイクルタイム、エラー率、コスト、生産性などの主要な指標を追跡し、プロセスを最適化します。
  • スケーラビリティ(拡張性):大量のタスクやプロセスを大規模に処理。BPAは、定型業務のスループットを劇的に向上させます。

効果的なビジネスプロセス自動化の主な特徴

効果的なビジネスプロセスの自動化は、操作を合理化するためにいくつかの主要な機能に依存しています。

標準化

ビジネスプロセスを標準化することは、自動化のために非常に重要です。

これは、従業員が現在どのようにプロセスを処理しているかを文書化し、標準化された一連の手順に最適化することを意味します。

標準化することで、ばらつきを減らし、プロセスが毎回一貫して効率的に処理されるようにします。

人的介入の最小化

BPA の主な目標は、現在従業員が行っている反復的な手作業を最小限に抑えることである。

できるだけ多くの定型的なステップを自動化することで、従業員はより戦略的な業務に専念できるようになります。

ただし、自動化システムを管理し、例外を処理するためには、人間の判断と監視が必要である。

統合

BPAツールは、企業資源計画プラットフォーム、顧客関係管理ソフトウ ェア、ビジネスインテリジェンスツールなどの既存システムと統合する必要があ る。

統合により、システム間でデータが自動的に流れるため、手作業によるデータ入力が不要になり、データの正確性が確保される。

スケーラビリティ

効果的なBPAソリューションは、ビジネスの成長に合わせて拡張することができます。

時間の経過とともに増加する業務量と複雑性に対応できなければなりません。スケーラビリティは、長期的な成功とビジネスの中断を回避するために不可欠です。

クラウドは実質的に無限のスケーラビリティを提供するため、クラウド技術を活用したBPAツールを検討しましょう。

セキュリティとコンプライアンス

堅牢なセキュリティにより、不正アクセスやサイバー脅威からデータとシステムを保護します。

コンプライアンスは、BPAソリューションが業界の規制や基準に適合していることを保証します。

セキュリティとコンプライアンスは、顧客や従業員のデータが関係する場合に特に重要です。

モニタリングと分析

BPAツールは、自動化されたプロセスを長期的に最適化するためのモニタリングと分析を提供します。

モニタリングでは、システムのパフォーマンスと健全性をリアルタイムで追跡します。

アナリティクスとレポーティングにより、主要な指標を測定し、洞察を明らかにして、BPAプログラムを強化するためのデータ主導の意思決定を行うことができます。

自動化できるビジネスプロセスの例

ビジネス・プロセス・オートメーション(BPA)とは、反復的なビジネス・プロセスやワークフローを実行するためにテクノロジーを利用し、効率を高め、人的ミスを減らすことを指します。

以下のような多くのコア・ビジネス機能が自動化の恩恵を受けることができます:

人事

新入社員の入社手続き、タイムシートや経費の管理、社員記録の更新などのタスクを自動化できる。

例えば、新入社員が採用された場合、自動化されたプロセスによって、会社のディレクトリにプロフィールを作成し、ワークステーションを設定し、福利厚生プログラムに登録することができる。

財務・経理

顧客への請求書発行、請求書の支払い、銀行明細の照合、財務レポートの作成は、すべて自動化できるプロセスである。

特に買掛金と売掛金のワークフローは、自動化によって大きな恩恵を受ける。

例えば、自動化された請求書発行システムは、従業員が記録した請求可能な時間を追跡し、クライアントに送信する請求書を作成し、支払いが遅れた場合のフォローアップを行い、受け取った支払いを照合することができます。

カスタマーサービス

自動化は、連絡先情報の更新、返品や返金の処理、よくある質問への回答など、基本的なカスタマーサービスリクエストを処理できる。

特にチャットボットは、自然言語処理を使用して顧客からの質問を理解し、回答を提供します。

多くの企業がチャットボットを使用して簡単な問い合わせに対応し、より複雑な問題は人間のエージェントにルーティングしています。

サプライチェーン管理

サプライ品の発注、在庫レベルの管理、出荷の調整は、多くの場合手作業で行われるサプライチェーンプロセスですが、自動化の恩恵を受けることができます。

例えば、自動化は、在庫レベルがいつ低くなるかを予測し、欠品を避けるために自動的に在庫を追加注文し、定時配送を確実にするために出荷の進捗を追跡することができます。

ビジネスプロセス自動化のライフサイクル: 開始方法

ビジネスプロセスの自動化を組織に導入するには、BPAライフサイクルの主要なステップに従うことが重要です:

評価と評価

最初のステップは、現在のビジネスプロセスを評価し、自動化によって最も恩恵を受けるプロセスを特定することです。

手作業で繰り返しが多く、時間がかかり、人為的ミスが発生しやすいプロセスを探す。

各プロセスに必要な時間とリソースを分析し、自動化によるROIの可能性を判断する。以下のような質問がある:

  • 生産性を低下させているプロセスはどれか?
  • ワークフローのどこにボトルネックや非効率性があるか?
  • 手作業によるデータ入力や再入力が必要なプロセスは何か?

再設計と最適化

プロセスを評価したら、次のステップは自動化のためにプロセスを再設計し、最適化することです。

これには、複雑なプロセスの簡素化、一貫性のないプロセスの標準化、紙ベースのプロセスのデジタル化などが含まれる。

目標は、プロセスを自動化する前に、できるだけ合理的かつ効率的にすることです。

自動化とテスト

プロセスを再設計したら、自動化ツールを選択し、プロセスを処理するためのテクノロジーをプログラムします。

組織全体に展開する前に、自動化されたプロセスが正しく機能し、ニーズを満たしていることを確認するために、徹底的にテストしてください。

問題を解決するために、トラブルシューティングや再プログラミングが必要になるかもしれない。

モニターと管理

最後のステップは、自動化されたプロセスが円滑に実行され、期待通りの効果が得られていることを確認するために、継続的に監視することである。

新たな非効率やボトルネックがないか、またさらなる最適化の機会がないかを探します。

自動化されたプロセスが最高のパフォーマンスを維持できるよう、必要に応じて微調整を加える準備をしておきましょう。

定期的な管理と監視により、ビジネスプロセスの自動化は永続的な報酬を得ることができる。

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ビジネスプロセス自動化のベストプラクティス

ビジネスプロセスオートメーション(BPA)の導入を成功させるには、ベストプラクティスに従うことが重要です。

現在のプロセスの監査を行う

最初のステップは、自動化の可能性を判断するために、既存のビジネスプロセスを評価することです。

各プロセスを詳細に分析し、非効率、重複、改善の機会を特定します。

どの作業が自動化に適しているのか、それとも人間の判断や入力が必要なのかを評価する。この監査により、BPA のメリットを最も享受できるプロセスが浮き彫りになる。

スモールスタートとスケールアップ

すべてのプロセスを一度に自動化しようとしない。まずは 1 つか 2 つの価値の高いプロセスから着手し、成功の基盤を構築する。

一貫性があり、反復性があり、ルールベースのプロセスを選択する。小規模から始めることで、経験を積み、課題に対処し、BPAの価値を証明してから、より複雑なプロセスに拡大することができる。

BPAを導入するたびに、部門やビジネス・ユニットの枠を超え、規模を拡大していくことができます。

明確なルールとロジックの定義

自動化を目指すプロセスでは、ステップ、ルール、ロジックを明確に定義する必要があります。

プロセスが適切に機能するために必要な条件、シーケンス、パラメーターを正確にマッピングする。

このレベルの詳細さと正確さは、自動化ソフトウェアを構成し、効率的で正確な結果を保証するために必要です。

プロセスに具体的なルールやロジックがない場合、BPAに適さない可能性がある。

配備前の徹底的なテスト

自動化プロセスを実運用に導入する際は、事前に広範なテストを実施する。

さまざまな条件で複数回のテストを実施し、問題やエラー、意図しない結果を特定する。

実際の運用を反映したシミュレート環境で、実際のデータを使用して自動化プロセスをテストするのが最善です。

サービスや品質の中断を避けるため、本番稼動前にあらゆる問題を修正する。

継続的な監視と最適化

自動化プロセスを導入した後も、そのパフォーマンスを継続的に監視し、最適化の機会を探る必要があります。

状況が変われば、プロセスのロジックやルールを更新する必要があるかもしれません。

定期的なレビューと監査は、自動化されたすべてのビジネスプロセスの効率性と有効性を維持するのに役立ちます。

BPAのケーススタディ 大手企業の自動化事例

大手企業は、業務を合理化し、競争上の優位性を獲得するために、ビジネスプロセスの自動化を導入している。

ウォルマート

世界最大の小売業であるウォルマートは、サプライチェーンと店舗オペレーションを最適化するため、BPAに多額の投資を行っている。

ウォルマートは自動化システムを利用して、需要予測、最適価格の決定、在庫管理、サプライヤーへの迅速な支払いを実現している。

これらのシステムにより、営業コストが削減され、より早い成長が可能になった。

マクドナルド

人気のファーストフードチェーンであるマクドナルドは、BPAを活用して、従業員のスケジューリング、食材の注文管理、支払い処理などの業務を自動化している

マクドナルドの自動注文システムでは、セルフサービスのキオスク端末やモバイルアプリを使って、顧客が注文を行うことができる。

自動スケジューリング・システムは、予測される客数と従業員の稼働率に基づいて勤務シフトを割り当てる。

これらのテクノロジーは業務効率を高め、顧客体験を向上させ、コストを削減している。

アメリカン・エキスプレス

世界的な金融サービス企業であるアメリカン・エキスプレスは、不正検知、顧客サービス、申請処理などの業務にBPAを活用している。

アメリカン・エキスプレスは、機械学習アルゴリズムを使用して、リアルタイムで不正取引を検知している。

自動化されたカスタマーサービス・システムは、チャットボットを通じて基本的な問い合わせに対応する。

自動化された申請審査システムは、新規口座申請を評価する。

これらのテクノロジーは、セキュリティ、顧客体験、業務効率を向上させている。

結論

まとめると、業務の合理化、コスト削減、効率的な規模拡大を目指す企業にとって、ビジネスプロセスの自動化は不可欠である。

BPAソフトウェアを導入することで、繰り返しの手作業をなくし、人的ミスを減らし、主要なプロセスを最適化することができる。

初期投資は高額に思えるかもしれないが、生産性、効率性、顧客満足度の長期的な向上は、初期費用をはるかに上回る。

あらゆる業界の大手ブランドがすでにBPAを導入し、大きな成功を収めている。

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