エクセルで賞味期限管理！無料テンプレつき

はじめに

この投稿は動画でもご紹介しています！併せてご覧ください。

このガイドでは、業務効率化の中でも特に人気のある、Excelを使った賞味期限や有効期限の効率的な管理方法についてお伝えしていきます。

ぜひここでの内容を役立ててください！

なぜExcelで賞味期限を管理するのか？

すでに多くの企業が、Excelを使用して賞味期限や在庫を管理しています。

その主な理由は、やはりExcelの普及率の高さと使いやすさにあると言えるでしょう。ほとんどのオフィスコンピューターにExcelがインストールされており（おそらくあなたの職場のコンピューターにも入っているのではないでしょうか）、多くの社員がある程度の操作に慣れているため、新しい賞味期限管理の在庫システムを導入するよりも、既存のツールを活用する方が導入障壁が低いのです。

Excelのメリット

1. 柔軟性：データの入力、計算、表示方法を自由にカスタマイズできます。
2. 低コスト：多くの企業で既に導入されているため、追加コストがかかりません。
3. 操作の親和性：多くの人が基本的な操作に慣れているため、学習コストが低くて済みます。
4. 豊富な機能：関数や条件付き書式など、データ管理に便利な機能が多数あります。
5. データの可視化：グラフや図表を簡単に作成でき、データを視覚的に理解しやすくなります。

Excelのデメリット

1. データの一貫性：複数のファイルやバージョンが存在すると、データの一貫性を保つのが難しくなります。例えば他複数人の同僚と同じファイルで作業をすると、データが散らかり、整合性や一貫性を保てなくなります。
2. クラウドの制限：最近ではウェブ版のExcelも出てクラウドでの作業も楽にはなりましたが、モバイル環境に最適なインターフェースがなかったり、同期に時間がかる場合があります。
3. セキュリティリスク：ファイル共有時にデータ漏洩のリスクがあります。
4. 大量データの処理：データ量が増えると処理速度が遅くなり、ファイルが重くなります。
5. 自動化の限界：高度な自動化や他システムとの連携には限界があります。

これらのメリットとデメリットを考慮した上で、自社の規模や業務フローに合わせて最適な管理方法を選択することが重要です。

小規模な企業や、シンプルな管理で十分な場合はExcelが適していますが、事業規模が拡大したり、より複雑な管理が必要になった場合は、専用のソフトウェアやクラウドサービスへの移行を検討する必要があるでしょう。

エクセルでの賞味期限管理：全体の流れ

エクセルを使った賞味期限管理には、主に3つのポイントがあります。

1. 賞味期限の残り日数を表示する

2. 賞味期限切れのものを目立たせて管理する

3. ステータス管理をする

これらの機能を実現するための関数や条件付き書式の使い方を説明していきます。

賞味期限の残り日数を計算する方法

有効日数を計算するには、以下の関数を使用します：

=B2 - TODAY()

この関数は、賞味期限（B2セル）から本日の日付を引くことで、残り日数を表示することができます。

• 詳しくは動画も合わせてご覧ください。

ステータス管理の方法

ステータス管理には、IF関数を使用します：

Copy
=IF(D2<=0, "有効期限切れ", "有効")

この関数は、有効日数（D2セル）が0以下の場合は「有効期限切れ」、そうでない場合は「有効」と表示します。

• 詳しくは動画も合わせてご覧ください。

条件付き書式で賞味期限切れを赤字表示

賞味期限切れの商品を視覚的に把握しやすくするために、条件付き書式を使用します。

1. 対象範囲を選択
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリック
3. 「新しいルール」を選択
4. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
5. 数式を入力：=$D1<0
6. 書式設定で赤字を選択

これにより、有効日数が0未満の行全体が赤字で表示されます。

無料テンプレートの紹介

説明した内容を含むExcelテンプレートを用意しました。以下にダウンロードリンクを貼っていますので、ぜひご活用ください。

クリックしてダウンロード

在庫データが大きくなってきたら、Sankaで管理

上記でご紹介したように、10-20件の小規模の在庫データであればエクセルで問題ないのですが、100件200件となっていくと、より正確な管理が求められます。そんな時は在庫管理ツールを検討してみましょう。

Excelでの管理には以下のような課題があります：

1. データ量が多くなると管理が大変
2. 複数の在庫を1つの商品に紐づけるのが難しい
3. 大量データの処理が遅くなる
4. 複数人での同時編集が困難

これらの課題を解決するために、クラウドベースの販売管理ソフト「Sanka」をご紹介します。

Sankaでは以下のような機能が利用できます：

1. クラウドベースで複数人での同時編集が可能
2. ワークフロー機能による自動化（在庫数減少時の自動発注など）
3. 大量データの効率的な管理
4. 1つの商品に対して複数の在庫管理が可能
5. 賞味期限によるフィルタリングと一覧表示

Sankaの在庫管理機能については、以下のページからご確認いただけます。

賞味期限をもった在庫管理エクセルテンプレートのダウンロードはこちら

まとめ

Excelは小規模な企業や少人数での管理には適していますが、事業規模が大きくなるにつれて、より効率的なツールが必要になってきます。

の際には、Sankaのようなクラウドベースの販売管理ソフトの導入をご検討ください。

今回ご紹介したExcelテンプレートをぜひダウンロードして、あなたの会社での賞味期限管理にお役立てください。

また、Excelシリーズの他のテンプレートもご用意していますので、ぜひチェックしてみてください。