在庫管理は、企業が円滑な運営を維持するために欠かせない業務です。
在庫情報は企業の生産・販売活動の基盤となり、効率よく管理することで業務運営や収益性に大きな違いをもたらします。
そこで今回は、在庫管理の基本を掘り下げ、在庫管理の目的や実際の業務内容、効率化ツールまでを解説します。
企業が抱える在庫管理の課題解決に向けたおすすめの在庫管理システムSankaについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
在庫管理とは何か？業務の目的を解説
在庫管理とは、企業が保有する商品の流れや数量を適切に管理する業務を指します。
原材料や製品が適切な量で確保されているか、過不足なく効率的に扱われているかを確認し、在庫コストの最適化や顧客のニーズに対応することが目的です。
在庫管理業務がカバーする範囲は広く、商品の仕入れから在庫の追跡、顧客に販売するまでの一連の流れを含みます。
供給チェーン全体の円滑な運営を支える役割を担っていると言えるでしょう。
ここでは、在庫管理業務の主な目的について詳しく解説します。
1.適正在庫の維持
過剰な在庫は、保管コストや商品の劣化リスクを増加させるため企業にとって財務的な負担となります。
反対に、在庫が不足した場合は生産スケジュールの遅れや売り逃しにつながるため、顧客満足度の低下や売上の損失をまねく可能性があります。
つまり、在庫を適正に保つことは企業の効率的な生産活動に大きな影響を与えます。
2.適正な生産計画・需要の予測
在庫管理は、企業が効果的な生産計画や需要予測を立てるための基礎となります。
過去の販売データや市場のトレンドを把握し、未来の需要を予測することで無駄な生産や発注を防ぎます。
これにより、供給不足や過剰在庫のリスクを減らし、安定した生産サイクルを維持できるでしょう。
3.品質の管理
適切な保管条件を維持し、商品が劣化しないよう管理することも在庫管理の重要な目的のひとつです。
品質の低下は返品や廃棄コストを増加させ、企業の利益を圧迫する原因となります。
高品質な商品を提供することは顧客満足度の向上につながり、効率的な企業の生産活動にも貢献できます。
4.キャッシュフローの改善
適切な在庫管理は企業のキャッシュフロー改善にも寄与します。
たとえば、過剰在庫を防ぐことで在庫回転率が上昇するため、資金の流動性が高まります。
在庫の保管コストを減らせるため、ほかの重要な経営活動への投資が可能になり、競争力の強化につながるでしょう。
5.業務の効率化
リアルタイムに在庫情報を把握することで迅速な意思決定が可能となり、業務全体の運営効率の向上が見込めます。
バーコードスキャナーや在庫管理システムなどを事業に取り入れると在庫管理プロセスを簡略化できるため、スタッフの作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減なども期待できます。
在庫管理の主な業務内容とは？
ここでは在庫管理の目的を達成するために、具体的にどのような業務があるのかを解説します。
1.受発注業務
過去の販売データや市場の需要予測をもとに、商品ごとに適正在庫を定め、適切なタイミングで発注できるよう計画を立てます。
過剰に在庫を抱えると管理コストが発生し、欠品が生じると売り逃しにつながることから、在庫を適正な数に調整するために慎重な計画が求められます。
2.在庫の把握・保管
入庫時に商品の情報を登録し、検品を実施します。納品書と実際の商品の照合を行い、数量や品質に問題がないかをチェックします。
納品が完了したら商品を在庫に反映させ、現在の在庫状況をリアルタイムに更新していくことで、効率的な販売活動に活用できます。
また、商品の品質を維持するため、保管環境（温度、湿度、照明など）の管理も行います。
さらに、在庫の保管場所や数量がすぐわかるようにしておくことも重要です。
倉庫内のレイアウトを工夫することで出庫時のピッキングにかかる時間を短縮できるため、業務フローの効率化につながります。
3.在庫の追跡
商品がいつ、どこで、どれだけ動いたかを追跡します。
リアルタイムで在庫状況を把握できることで、企業の販売活動をスムーズに行えます。
在庫の追跡はバーコードスキャナーやRFID、在庫管理ソフトウェアなどを使用して管理すると効率的です。
倉庫と販売店など、複数の拠点に在庫が保管してある場合でも瞬時に情報を把握できますよ。
あわせて、在庫の動向を分析し、回転率はどうか、売れ筋商品や季節的な需要は見込めるかなどを踏まえて在庫戦略に活かします。
在庫管理を効率化するためのツールとは？
在庫管理を効率化するためには、適切なツールを選ぶことが重要です。
主に使用されるツールとして「エクセル」と「在庫管理システム」がありますが、これらのツールにはそれぞれ特徴があり、自社の規模や業務のニーズに応じて選択することが必要です。
ここでは、エクセルと在庫管理システムを比較し、それぞれのメリットとデメリットについて説明します。
エクセルで在庫管理を行うメリット・デメリット
エクセルは、在庫管理を簡便に行うための最も一般的なツールです。
とくに、小規模なビジネスやスタートアップ企業、簡単な在庫管理が求められる場合に適しています。
メリット
1.導入・運営コストの安さ
エクセルはMicrosoft Officeに含まれており、すでに導入済みの企業も多いため初期費用や運用コストをかけずに在庫管理をスタートできます。
また、スタッフのトレーニングコストもそれほどかからないため、運営コストがかからない点も大きなメリットです。
2. 操作の簡便さ
エクセルは直感的な操作が可能なため、誰でも取り組みやすい点がメリットです。
項目や数式を簡単にカスタマイズできるので、ビジネスのニーズに合わせてテンプレートを自由に作成できます。
また、ピボットテーブルやマクロ機能を使うことで、ある程度の計算機能を自動化することも可能です。
デメリット
1.大規模なデータのリアルタイム管理はできない
在庫数が多い事業や複数の拠点の在庫を管理する場合、エクセルではデータ量が膨大になり、管理が煩雑になりがちです。
エクセルはリアルタイムの情報更新が難しいため、正確な情報を管理できないリスクがあります。
2. 複数人での編集作業が困難
エクセルでは編集権限の管理が難しいため、誰がどの情報をどのように更新したかが把握できません。
そのため、間違った情報をベースにすると企業活動に支障が出るリスクがあります。
しかしながら、エクセルを管理するスタッフを小数人にしぼると作業が属人化してしまうというデメリットもあります。
3.データの精度が低い
エクセルはある程度は計算式で自動化ができるものの、基本的には手動でデータ入力を行うため、入力ミスや計算ミスのリスクが伴います。
在庫管理上のミスは企業全体の販売・生産活動に影響を及ぼす可能性があるため、データの精度は重要です。
また、エクセルには計算機能や分析ツールが搭載されていますが、複雑なデータ分析や予測機能には対応していません。
最新の市場トレンドなどを考慮した分析はほぼ不可能なため、より高度な在庫管理を行いたい場合には在庫管理システムのほうが高い効果を見込めます。
在庫管理システムで管理を行うメリット・デメリット
在庫管理システムは、より高度な在庫管理を実現するためのツールです。
中・大規模なビジネスや、複数拠点で在庫管理を行う場合に非常に有効です。
メリット
1.リアルタイムに情報追跡が可能
在庫管理システムでは商品に関するあらゆる情報を一元的に管理します。
商品の販売や入庫が発生すると、システムが自動でそのデータを更新し、在庫数が変動します。
これにより、在庫状況を常に最新の状態で把握でき、在庫切れや過剰在庫を防ぐことができます。
クラウドベースの在庫管理システムを利用すると全拠点で同じ情報を即座に確認できるため、複数の保管場所・販売チャネルで在庫を管理する場合にも物流の効率化に役立ちます。
2. 業務の自動化と精度向上
在庫管理システムでは、在庫の補充発注や、レポート・発注書・請求書などの作成業務を自動化できます。
スタッフの業務時間を削減するとともに、ヒューマンエラーを減少させることが期待できます。
3.高度なデータ分析が可能
最新の在庫管理システムでは、過去の販売パターンや季節需要、市場のトレンド、在庫回転率に関する自動分析機能を備えているものが多くあります。
そのため、自動で需要を予測することが可能で、補充計画をベースに発注まで自動的に行うことが可能です。
データ分析自体はエクセルでも可能ですが、在庫管理システムではより高精度な機能を期待できるため、企業活動の効率化が期待できます。
デメリット
1.導入コスト・運営コストが発生する
導入するシステムによっては初期費用や保守費用が発生します。
基本的に月額料金が発生しますが、利用するユーザー数が増えるたびに追加料金が発生するケースもあるため、小規模ビジネスには高コストとなる場合があります。
在庫管理システムに搭載されている機能が過剰な場合はコストの無駄につながるため、在庫管理システムの導入により事業の効率化が見込めるか、費用対効果を見極める必要があります。
2. スタッフのトレーニングが必要になる
システムの設定や操作方法を学習する必要があるため、スタッフのトレーニングが求められます。
在庫管理システムは基本的な在庫管理業務のほか、顧客情報管理や受発注管理、請求管理など、さまざまな業務とリンクしているケースが多くあります。
在庫管理システムを利用する部署が多いほどトレーニングが必要になるスタッフも増えるため、事前にコストパフォーマンスを検討しておく必要があるでしょう。
エクセルから在庫管理システムに切り替えるべきタイミングは？
現在エクセルで在庫管理を実施しているが、在庫管理システムを導入すべきかどうか判断ができない場合もあるでしょう。
ここでは、エクセルから在庫管理システムへ切り替えるべきタイミングについて解説するので参考にしてください。
1.取り扱う在庫数量が増加したとき
エクセルで管理できる在庫数には限界があります。
とくに商品点数が増えたり、在庫量が多くなったりすると、手動での管理や計算が難しくなり、ミスが増える可能性が高くなります。
在庫管理システムでは、膨大な量のデータを効率的に処理できるため、エクセルの限界を感じ始めた場合に切り替えるのが適切です。
2. リアルタイムの在庫情報が必要になったとき
入出庫や返品・引き戻しなど在庫の動きが頻繁な場合、エクセルでは手動でデータを更新するため、実際の在庫数とのタイムラグが発生します。
また、計算ミスやデータの不整合が発生するリスクもあります。
リアルタイムに最新の情報が必要になったときや、在庫情報の精度を上げたいときは在庫管理システムへの切り替えがおすすめです。
3. 複数拠点での在庫管理が必要になったとき
複数の倉庫や販売店舗で在庫を管理する場合、エクセルでは各拠点の在庫状況を統合的に把握するのが難しく、情報の同期や更新に時間がかかります。
在庫管理システムは、クラウドベースで全拠点のデータを一元管理し、リアルタイムで情報を共有できるため、拠点間での在庫移動や調整がスムーズに行えます。
4.より高度なデータ分析が必要になったとき
在庫データを可視化し、売れ筋商品や需要の予測を行いたい場合、エクセルでは限界があります。
在庫管理システムを導入すれば、在庫データをグラフやダッシュボードで瞬時に可視化したり、需要予測やトレンド分析をリアルタイムで行ったりできます。
在庫管理業務の効率化を目指すならSankaがおすすめ
在庫管理システム選びで迷った場合は、クラウドタイプの在庫管理システム「Sanka」がおすすめです。
Sankaは、調達、在庫、受注、請求といった業務をひとつのプラットフォームで一元化・効率化できるシステムです。
ここでは、Sankaでできることについて詳しく解説します。
1.膨大な在庫情報もリアルタイムに追跡できる
管理する在庫数が膨大な場合や、複数の拠点で在庫を管理している場合、返品や差し戻しが多く在庫の変動が頻繁に行われる場合でも、Sankaではリアルタイムに在庫状況を把握することが可能です。
企業全体の在庫動向はもちろん、拠点ごとの在庫同行も確認できるので、意思決定の効率化が期待できます。
システム導入時に取り扱う全在庫の商品マスターを登録する必要がありますが、CSVによる一括登録にも対応しているため、在庫数が多くても安心ですよ。
2.在庫管理・調達管理・受注管理・請求管理の業務を一括管理できる
Sankaでは、在庫管理のほか、調達や受注、請求などの業務も一元的に管理することが可能です。
Sankaはクラウド型のプラットフォームのため全社員が同じ最新情報にアクセスでき、企業全体の意思決定の効率化が期待できます。
それぞれの業務で異なるツールで業務を管理している場合は、Sankaを導入することで業務フローの改善が期待できますよ。
「自社にとっては搭載機能が多すぎるかも」という場合も心配いりません。
Sankaでは事業の内容やニーズに合わせて機能のカスタマイズを提案してくるため、業務の効率化を実現できるでしょう。
3.手作業業務の自動化によりコスト・エラーを削減できる
Sankaでは、在庫の発注や発注書・請求書の作成、データ分析や発注書・請求書の作成など、多くの業務を自動化できます。
これまで手作業でこなしていた業務を自動化することでスタッフの負担を減らすことができ、さらに入力ミスなどのヒューマンエラーも削減できます。
多くの仕事をより少ない時間でこなせるようになるので、人を増やさずに企業の生産性を上げることに貢献できるでしょう。
4.困ったときは専門サポートチームに依頼できる
在庫管理システムが扱う情報は企業の基盤情報でもあるため、トラブルが発生すると通常業務に影響が出てしまいます。
その点、Sankaではステムの導入時や運営中のトラブルに際し、専門のサポートチームが対応してくれます。
Sankaはこれまでに1,000社以上の納品実績があるので、安心して任せられますよ。
5.無料トライアルプランで使い勝手を確認できる
Sankaでは無料ですべての機能を試せるトライアルプラン（スタータープラン）が用意されています。
本当に自社のニーズに合う機能があるのか、機能が難しすぎないかなどを事前に確かめることが可能です。
有料のスタンダードプラン、エンタープライズプランに移行する場合も初期費用はかからず、最低契約期間の縛りもないため、始めやすい体制が整っています。
結論
在庫管理は、幅広い業種において業務を効率化するための重要なスキルです。
初期段階ではエクセルで効率的な管理を始めることができるものの、在庫量や管理する拠点が増えるにつれて、より精度の高い在庫管理システムへの移行が必要となります。
在庫管理システムを導入することで、在庫状況のリアルタイム把握や業務の自動化が進むだけではなく、データ分析機能を活用して需給予測や最適発注も実現できます。
自社の事業規模や業務のニーズに合ったツールを利用することでプロセスの大幅な効率化が実現できるでしょう。
Sankaの詳細・お問い合わせはこちら
