頭金や導入費用がかからず、誰でも比較的短期間で機能をマスターできるエクセル。
関数を活用すれば在庫数の算出も容易にできるので、在庫管理にエクセルを利用している企業は多いでしょう。
ただし、エクセルはあくまで表計算ソフトなので、機能には限界があります。
そこで本記事では、エクセルで在庫管理をするメリットとデメリットを解説。
エクセルで在庫管理が難しい具体的なケースを紹介し、エクセルに限界を感じたときに検討してほしい在庫管理システム「Sanka」を紹介します。
在庫管理はもちろん、業務全体の効率化を実現したい方はぜひチェックしてください！
エクセルで在庫管理をするメリット
エクセルで在庫管理をするメリットは以下のとおりです。
低コストで始められる
エクセルは多くの企業ですでに導入されているケースが多いので、追加の費用をかけずに在庫管理を始めることが可能です。
もしMicrosoft Officeを新しく購入する場合でも在庫管理システムを導入するよりも安価ですむため、コスト意識が高い企業に適しています。
また、一度ソフトを購入してしまえば運用コストは発生しない点もメリットです。
そのため、事業を始めたばかりのスタートアップ企業や比較的小規模な事業所での在庫管理に向いています。
使い慣れたUIで直感的な操作が可能
エクセルの使用が不慣れな場合でも、Microsoft製品に触れたことがあれば直感的な操作が可能です。
普段からエクセルを使っている場合は、新たにスタッフを教育するコストがかからない点もメリットです。
カスタマイズやほかのオフィス製品との連携が容易
エクセルは企業の業務フローや在庫管理のニーズに応じて、カスタマイズが簡単にできます。
項目や関数の設定などはもちろん、レイアウトの変更も容易です。
また、エクセルはほかのMicrosoft Office製品（Word、PowerPoint、Outlookなど）とシームレスに連携できる点もメリット。
たとえば、エクセルで作成した在庫推移レポートをWordに貼り付けて報告書を作成したり、Outlookを通じて関係者と共有したりすることができます。
うまく連携することで社内業務全体の効率が向上するでしょう。
計算機能がシンプルでデータの可視化が可能
エクセルは関数やマクロなどを使うことで在庫の出庫・入庫、合計数の管理、再発注点の設定などを簡単に設定できます。
ある程度は自動化が可能なので、手動計算よりもミスが少なくなる点がメリットです。
また、少ない操作でグラフの作成も可能なので、在庫の推移や売上のトレンドなどを視覚的に把握できます。
エクセルでの在庫管理はなにが不便？デメリットを確認
エクセルは使い勝手が良いツールですが、在庫管理においては下記のようなデメリットもあります。
手入力ミスが起こりやすく気づきにくい
エクセルはある程度は計算機能を自動化できるものの、基本的な情報は手入力する必要があります。
そのため入力時のミスが起こりやすく、またデータ量が増えてくるとミスに気がつきにくい点がデメリットです。
最悪の場合、次回の在庫チェックのタイミングまでミスに気が付かない可能性もあるでしょう。
在庫の管理ミスは売り逃しや在庫切れの原因にもなるため、企業全体の利益低下につながるリスクがあります。
リアルタイムの在庫状況が把握できない
エクセルは在庫数が動くたびに手動で更新する必要があるので、リアルタイムでの情報共有が困難です。
更新のタイミングが遅れると実際の在庫量とエクセル上の在庫量にズレが生じてしまうため、在庫の動きが頻繁な業種では業務に支障をきたすでしょう。
返品作業が発生したり、欠品が生じやすい業種ではさらに作業が複雑化します。
また、複数の拠点に在庫が分散されている場合も、情報を統合して把握するにはかなりの手間がかかることが予想されます。
データ量が増えると処理が重くなる
商品の数や取り扱うデータが多い場合、エクセルは処理が重くなり業務スピードが低下します。
複数のシートやファイルを使い回して在庫情報を管理する場合はエクセルを開くのに時間がかかり、フリーズやクラッシュにつながる可能性があります。
作業内容が保存されず、データが失われるリスクもあるため、エクセルが最善の選択肢とは言えません。
複数人での同時管理が難しい
複数のスタッフが同時にエクセルを閲覧することは可能ですが、データの編集を行う場合は上書きするタイミングによっては情報更新が上手くできません。
データをリアルタイムに共有できないため、誰かが作業をしているときには他の人は作業できないといった不便さがあります。
エクセルでの在庫管理が向かない具体的なケースとは？
ここでは、具体的にどのような業務の在庫管理がエクセルに向いていないかを解説します。
ひとつひとつ解説するので、自社のケースと比べてみてください。
在庫の保管場所が複数ある場合
小売業では倉庫や販売店など、複数の拠点で在庫を保管しているケースがあります。
管理する拠点が増えてくると、エクセルでリアルタイムに在庫を管理することは難しいでしょう。
とくに、拠点ごとにファイルを作っている場合はどの倉庫にどれだけの在庫があるかを総合的に把握するまでにかなりの時間がかかります。
商品数が多い・取り扱うデータが複雑な場合
たとえば、製造業では1つの製品を完成させるために多くの種類の部品を使用します。
部品ごとに在庫状況を管理する場合はデータ量が膨大になってしまい、エクセルでは管理が追いつかなくなるでしょう。
また、エクセルでは在庫数の更新や入庫・出庫の履歴をひとつひとつリアルタイムに追跡するのが難しいため、全体の作業効率の低下も懸念されます。
さらに、エクセルでは賞味期限や有効期限などの付加情報を管理するのも難しくなります。
不可能ではありませんが、取り扱うデータが複雑化するほど手間が増えるため、スタッフの負担が増加します。
高度なエクセル技術が必要になると作業が属人化してしまうので、エクセルにこだわることにあまりメリットがあるとは言えません。
頻繁に在庫が変動する場合・チームで在庫を管理する場合
小売業や卸売業など、在庫の動きが頻繁な場合はエクセルでの更新作業が追い付かなくなる可能性があります。
また、エクセルでは編集権限を制御できないため、複数のスタッフが在庫管理を担当すると誰がどのようにデータを変更したかがわからなくなります。
結果的にデータの信頼性が低下することにつながり、営業や販売業務に悪影響が出るでしょう。
外部システムとの連携が必要な場合
在庫管理は販売管理や会計・物流システムなどほかの業務と連携することで効率が向上しますが、エクセルでは連携が非常に難しい点がデメリットです。
連携が完全に不可能なわけではありませんが、データの統合作業や再計算に手間と時間がかかるでしょう。
運用が複雑化するため作業が属人化しやすい点にも注意が必要です。
エクセルの在庫管理に限界を感じたら在庫管理システムの導入がおすすめ
では、在庫管理システムを導入した場合、具体的にどのような効果が期待できるのでしょうか。ここでは、在庫管理システム導入の一般的なメリットについて解説します。
膨大な商品情報を一元化・リアルタイムに在庫を把握できる
在庫管理システムを導入すると、あらゆる商品情報の一元管理が可能になります。
ロットやシリアルナンバーを管理できるため在庫状況の追跡が容易になります。
複数の拠点に在庫がある場合も、正確な数をリアルタイムに把握できます。
有効期限が短い在庫から販売するというようなアプローチも可能になるので、在庫の循環が改善するでしょう。
在庫システムを使えば情報は自動で更新されるため、実際の在庫と管理表の在庫にズレがなくなり、正確なデータに基づいた営業活動が可能になります。
そのため、売上機会の損失や余剰在庫を抱えるリスクを抑えられるでしょう。
受注・発注などほかの業務との連携ができる
基本的に、在庫管理システムを導入すると受注・発注管理などほかの業務との連携も可能になります。
データを二重に管理する必要がなくなるため、担当スタッフの作業負担が減り、業務全体の効率が向上します。
とくに、ERP（統合基幹業務システム）と連携が可能なシステムを導入すれば、企業全体の業務プロセスを広く一元化できるでしょう。
複数人で情報を共有する場合でも全員が正確な情報をリアルタイムに確認できるため、業務の効率化が実現できるはずです。
業務の自動化によりヒューマンエラーの発生を防げる
在庫管理システムを使うと、特定の機能を自動化できます。
たとえば、在庫が一定数より減ったときに自動的に発注をかける、請求書を発行するタイミングに合わせて自動的に必要書類を作成する、などです。
上記のような業務は手作業で行われることが多いため、ヒューマンエラーが起きやすいポイントでもあります。
在庫管理システムによって自動化できれば、エラーを未然に防げるだけでなく、スタッフの作業負担も軽減できます。
Sankaの在庫管理ソフトウェアがおすすめな理由
自社にどんな在庫管理ソフトウェアが向いているのか迷ったら、Sankaを検討してみてください。ここでは、Sankaがおすすめできる理由を解説します。
在庫・調達・受注・請求管理に関する情報を一元管理
Sankaでは在庫のリアルタイム管理はもちろん、調達や受注、請求に関する業務との連携管理ができます。 そのため、企業全体の作業時間やエラーを削減可能で、生産性の最大化をサポートします。 下記はSankaにできる機能の一例です。
①在庫・倉庫管理
- 在庫数のリアルタイム管理
- 複数の保管場所に対応
- 商品マスターの作成・管理
- 棚卸評価（総平均、移動平均）
②調達・仕入れ管理
- 仕入れ先情報の管理
- 発注書の自動作成
- 承認プロセスの自動化
- 支払や経費、原価や粗利の管理
③受注・配送管理
- ひとつの注文に関する見積・受注・納品業務を一元化
- 注文、配送、納品、返品情報の一元管理
- ECとの連携
- POS・会計システムとの連携
④納品・請求管理
- サブスク管理
- 請求業務の自動化
- 各種伝票の発行
ユーザー数無制限プランあり！企業全体でコスト削減が可能
Sankaのエンタープライズプランでは利用できるユーザー数に制限がありません。 追加費用を気にすることなく企業全体の部署で利用できるため、成長段階にある企業にとって経済的な選択肢になります。 部署をまたぐ業務も一元的に管理できるので、複数のツールを運用する必要がなく、コスト削減につながります。 また、多くのスタッフが自由に情報にアクセスできることで業務分担がしやすく、業務精度の向上も期待できますよ。
さまざまな業界で使えるツール！企業ごとのカスタマイズも可能
Sankaは小売業をはじめ、食品、アパレル、家具家電などのD2Cブランドにも幅広く対応しています。
また、Sankaでは50以上の人気アプリとの連携サービス・APIの提供も行っているため、企業の業務内容やニーズに合わせてワークフローをカスタマイズすることも可能です。
サポートチームが導入時やトラブル時に対応
在庫管理など企業活動の基幹情報にあたるシステムを導入する際にはトラブルがつきものです。 ですが、Sankaではシステムの移行作業をはじめ、ソフトの導入、運用中のトラブルにいたるまで万全のサポート体制が整っています。 ちょっとした問題ならすぐに対応できるよう、ヘルプセンターや動画のサポートも充実しているのが嬉しいポイントです。
導入実績が豊富
Sankaのこれまでの納品実績は1,000社以上、事業年数は10年以上のキャリアがあります。 実際にSankaを導入した企業へのアンケートによれば、87％以上が作業時間を短縮、75％以上がコスト削減、92％以上がエラー削減を実現できたという結果も。 Sankaの名前を初めて聞いたという方も安心して利用できますよ。
初期費用0円・最低契約期間なし！無料トライアルプランも利用できる
Sankaには月額30,000円～の中小企業向け「スタンダードプラン」のほか、大企業向けの「エンタープライズプラン」が用意されています。 いずれも初期費用はかからず、最低契約期間の縛りなしで利用できるのが嬉しいポイントです。 また、無料で全機能を利用できる「スタータープラン」も用意されているので、事前にしっかり使い勝手を確認できますよ。
まとめ
エクセルでの在庫管理はコストがかからず導入しやすい反面、事業規模やデータ数の増加、頻繁な在庫変動、複数拠点での在庫把握などの条件が増えてくると限界が生じます。 業務効率化と正確な在庫管理の両立を実現したいなら、在庫管理システムの導入は効果的な方法と言えるでしょう。 Sankaのような在庫管理システムを活用すればリアルタイムのデータ管理が可能になり、運用面での大幅な効率化が期待できます。 エクセルでの在庫管理に限界を感じたら、次のステップとして在庫管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
詳細については、Sanka公式ページをご覧ください。
