はじめに

ウェビナーを成功させるために必要なのは、優れたコンテンツや優れたスピーカーだけではありません。

ワークフロー管理は、参加者全員にとってスムーズで魅力的なオンラインイベントを効率的に運営する上で、重要な役割を果たします。

そこで、Zoomがお役に立ちます。Zoomのウェビナー機能を使えば、ウェビナーライセンスに基づき、一度に最大10,000人の視聴者を相手にバーチャルイベントを開催することができます。

このオールインワン・プラットフォームでは、登録の処理からウェビナー後の分析まで、すべてを行うことができます。

このガイドでは、Zoomのワークフローを使用してウェビナーを効果的に管理する方法について詳しく説明します。

ウェビナーの準備

1 ウェビナーのスケジュール

Zoomワークフローを開始するには、ウェビナーを予約します。Zoomアカウントにアクセスし、「ウェビナー」をクリックし、「ウェビナーのスケジュール」をクリックします。

ウェビナーのトピック、説明、日時、時間、タイムゾーンなど、必要な情報を入力します。

その2 登録の設定

Zoom には強力な登録機能があり、手動で登録を承認することも、誰でも自動的に登録することもできます。

また、登録フィールドをカスタマイズして、参加者の特定の情報を収集することもできます。

バナーのアップロード

見栄えは重要です！ウェビナーにバナーをアップロードして、プロフェッショナルな雰囲気を演出しましょう。バナーは、登録ページ、ライブページ、リプレイページの上部に表示されます。

4 カスタマイズ可能な登録フォームの作成

Zoomでは、登録フォームを細かくカスタマイズすることができます。標準的なフィールド（姓、名、Eメール）とは別に、カスタムの質問を追加して、参加者の詳細やウェビナーに期待することを知ることができます。

その5 ウェビナーの設定を管理する

ウェビナーの設定」セクションには、質疑応答の許可、練習セッションの有効化、ウェビナーの自動録画、参加時のパスワードの要求など、いくつかの追加設定が用意されています。必要に応じて、これらのオプションをカスタマイズしてください。

6 確認メールとリマインダーメールの設定

参加者に常に情報を提供し、出席率を向上させるには、確認メールとリマインダーメールを設定します。

Zoom では、ウェビナーの詳細や主催者のメモ、その他必要な情報を追加して、これらのメールをカスタマイズすることができます。

ウェビナー開催中

#1 ウェビナー前の「控室」チェック

実際のウェビナーの前に「グリーンルーム」チェックを行うことで、すべての設定が正しいこと、スピーカーの音声と映像に問題がないこと、スライドや追加資料の準備が整っていること、正しくフォーマットされていることを確認できます。

その2 出席者の管理

Zoomウェビナーでは、参加者のミュート／ミュート解除、挙手の許可、必要に応じてパネリストへの登用など、参加者を効率的に管理できます。

ホストと共同ホストは、必要に応じて迷惑な参加者を排除することもできます。

その3 質疑応答セッションの司会

ウェビナーで最も望まれる機能のひとつに、ライブの質疑応答があります。ZoomにはQ&A機能が統合されています。司会者とパネリストは、参加者の質問を見て答えることができます。

また、参加者が質問にアップボートをつけることもできます。

4 投票の実施

インタラクティブな投票は、ウェビナーをより魅力的なものにします。Zoomウェビナーでは、単一または複数の選択肢から選ぶことができます。

司会者は投票を共有し、その結果を参加者全員にライブで見せることができます。

ウェビナー終了後

その1 録画を共有する

ウェビナーを録画した場合、イベント後に参加者や同僚と共有することができます。Zoomでは、ローカル録音またはクラウド録音のオプションを提供しています。

#2 フォローアップの電子メール

参加者にフォローアップ・メールを送ることで、ウェビナーの効果を長続きさせることができます。参加者にお礼を述べたり、追加リソースを共有したり、フィードバックを求めたりすることができます。

Zoomでは、このプロセスをカスタマイズし、自動化することができます。

その3 ウェビナーの統計分析

Zoomでは、登録、参加者、質疑応答、投票に関するデータを提供する包括的なレポートを用意しています。

ウェビナーの成功を分析し、今後の開催を決定するのに役立ちます。

4 今後のウェビナーのために参加者情報を保存する

登録プロセスで収集した参加者のデータは、今後のウェビナーやマーケティング戦略に活用することができます。

参加者データの保存や使用にあたっては、関連するデータ保護法を遵守するようにしてください。

結論

Zoomとその強力な機能を利用してウェビナーを開催すれば、オンラインイベントを新たな高みへと引き上げることができます。

しかし、ウェビナーを成功させるには、綿密な計画と強固なワークフロー管理が必要です。

高度なスケジューリングオプション、カスタマイズ可能な登録フォーム、インタラクティブなQ&Aセッション、ウェビナー後の分析など、Zoomの多様な機能を活用することで、非常に魅力的でインタラクティブなウェビナーを作成することができます。

結局のところ、Zoomの威力はウェビナーを開催することだけにあるのではありません。