製造業における在庫管理は、原材料や部品・完成品にいたるすべての在庫を効率的に管理し、製造プロセスのスムーズな進行を支えるために重要な業務です。
低コストで在庫管理を始めたいなら、まずはエクセルでの管理がおすすめです。
そこで、この記事ではエクセルで簡単に見やすい在庫管理表を作る方法やポイントを解説します。
無料でダウンロードできるエクセルテンプレートも用意したので、ぜひ活用してくださいね。
また、より高度な在庫管理が必要な方に向けて、おすすめの在庫管理システム「Sanka」についても紹介します。
無料プランもあるので、ぜひチェックしてくださいね。
製造業で求められる在庫管理のポイントとは？
ここでは、製造業で求められる在庫管理のポイントについてまとめました。
①適切な在庫レベルの維持
在庫管理の第一の目的は、製品や材料の過不足を防ぎ、適切な在庫レベルを維持することです。
適切な在庫管理が行われていないと、需要予測が正確に反映されず、過剰在庫や欠品の状態が発生することがあります。
在庫が過剰な状況では保管コストが増加するうえ、原材料の劣化や賞味期限切れのリスクがある場合は廃棄コストや損失も発生するでしょう。
一方、在庫が不足してしまうと生産スケジュールの遅延や納期遅れを招きます。
顧客満足度や信頼の低下につながるため、結果として売上の減少が見込まれます。
②リアルタイムの在庫情報管理
在庫情報をリアルタイムで正確に把握することで、計画的な生産体制が可能になります。
在庫の状況を即座に確認できることで、迅速な発注や生産スケジュールの調整ができ、意思決定に役立ちます。
また、生産ラインが止まることなく稼働することで、リードタイムの短縮や生産効率の向上を実現できるでしょう。
さらに、リアルタイムに在庫情報を管理することは、在庫の品質を維持することにもつながります。
とくに、食品や薬品など使用期限のある原材料を扱う場合、在庫が劣化して無駄になるのを防ぐことが求められます。
③コスト・エラーの削減
過剰在庫を抱えると、資金の無駄遣いや在庫の劣化、廃棄リスクを伴います。
そのため、在庫を適切なレベルで維持し、保管や運搬にかかるコストを削減することが求められます。
また、製造業では取り扱う部品や原材料が多いため、管理すべき情報も多岐にわたります（ロットやシリアル番号、有効期限、賞味期限など）。
手動での在庫管理や更新作業にエラーが生じることが多いため、在庫管理の精度向上のためにエラー削減が求められています。
製造業の在庫管理をエクセルで行うメリット
在庫管理をエクセルで行うことには、以下のようなメリットがあります。
①低コストで運用できる
エクセルは在庫管理システムを導入するよりも低コストで運用できます。
Microsoft Officeに含まれているため、ほとんどの企業で既に導入されていることが多く、新たなソフトを購入する必要がありません。
また、Microsoft Officeを日常的に使っている方であれば、特別なトレーニングなしに在庫管理を始めることが可能です。
直感的な操作ができるので、親しみやすさもメリットと言えるでしょう。
②項目を柔軟にカスタマイズできる
エクセルは高い柔軟性を持っており、特定の業務プロセスやニーズに合わせて在庫管理表を簡単にカスタマイズできます。
たとえば、商品ごとの入出庫履歴を詳細に記録する表や、倉庫単位で保管している商品を把握するための表など、業務内容に合わせて最適な管理方法を実現できます。
③自動計算とデータの視覚化が容易
エクセルは関数や数式の設定ができるため、在庫数の自動計算や評価金額の算出、リアルタイムの在庫状況の更新などが簡単に行えるのが大きなメリットです。
グラフやピボットテーブル機能を使うことで、在庫の変動を視覚的に確認することも可能です。
在庫回転率や品目別在庫量、欠品リスクなどの情報をまとめて管理できれば、迅速に意思決定を行えるようになります。
製造業で使う在庫管理表に記載すべき項目は？
在庫管理表に決まったフォーマットがあるわけではないので、自社の管理方法に合った項目を設定する必要があります。
製造業における在庫管理では、原材料から製品までのすべての段階を効率的に追跡することが重要です。
そのため、在庫の種類、入出庫のタイミング、在庫数、保管場所、発注点、在庫金額などを一元的に管理できるようにしておくと便利ですよ。
ここでは、一般的に記載すべき項目を紹介します。
【項目の例】
- 商品情報：
商品コード、商品カテゴリー、商品名、ロット番号など。
誤発注を防ぐのはもちろん、トレーサビリティの確保という観点からも重要です。 - 入庫日・出庫日：
在庫の流れを把握するために重要な項目で、商品の回転率の管理にも役立ちます。 - 在庫数量・最小在庫数：
商品の欠品を防ぐために重要な情報です。最小在庫数を設定しておくことで必要に応じて早期に補充ができるようになります。 - 発注点：
在庫が規定の数量に達したときに新たな注文を行う目安となる項目です。需要に合わせた適切なタイミングでの発注が可能になり、在庫切れと過剰在庫のリスクを回避できます。 - 消費期限・有効期限：
在庫が期限切れになると使用できなくなり、廃棄コストや品質問題が発生します。これらの期限情報を在庫管理表に含めることで、期限切れ前に適切に処理や消費、販売が行えるようになります。 - 保管場所：
倉庫名や棚番号など、どこに保管されているかを明確にしておくことで作業の効率化が図れます。また、棚卸し作業や在庫の整理がスムーズになるメリットもあります。 - 金額評価：
在庫の単価、在庫金額などを記載することで在庫に占めるコストを把握し、無駄な支出を抑えることが可能です。 - サプライヤー情報：
連絡先や過去の発注履歴などサプライヤーとの関係を記録しておくことで、供給の安定性やリードタイムを管理することができます。
エクセルで単票タイプの在庫管理表を作る方法
単票タイプの在庫管理表は、特定商品の在庫の動きを管理できるシンプルな表です。
比較的簡単に作れるので、エクセル操作が不慣れな方でも正確に在庫数を管理できますよ。
①必要項目を設定する
まずは、自社の商品の管理に必要になる項目を設定しましょう。
今回の例では、商品情報、入庫日・出庫、在庫数量、最小在庫数、発注点、保管場所、金額評価、サプライヤー情報を一目で把握できるよう設定しました。
②計算式を設定する
次に、計算式を設定しましょう。
今回の在庫管理表では下記の計算式を使いました。
- 在庫数量（E列）
=1段階前の在庫数+入庫数量-出庫数量 - 在庫金額（H列）
＝在庫数量 × 単価
一度設定すると自動的に計算してくれるため、手入力ミスが減りますよ。
③適正在庫数量を把握するIF関数を設定する
少し難易度は上がりますが、入庫数・出庫数を入力するだけで自動的に在庫数量の状態（適正、要発注、過剰など）を把握できるよう、IF関数を設定しましょう。
例として、先月繰り越した在庫数（E9）が適正量かどうかを判定してみます。
-
数式の意味
・E9の在庫数が発注点（C5）より少なければ「要発注」
・E9の在庫数が適正在庫数（C6）より多ければ「過剰」
・E9の在庫数が発注点（C5）より多く、上限在庫数（C6）より少なければ「適正」 -
F列に設定する関数
=IF(E9<=C5,"要発注",IF(E9>C6,"過剰","適正"))
④適正在庫数量に条件付き書式を設定する
次に、在庫数量の状態を視覚的にわかりやすくするため、条件付き書式を設定します。
これにより、「要発注」や「過剰」を強調表示することが可能です。
【条件付き書式の設定方法】
- 在庫数量の列を選択します。
- 「ホーム」タブ → 「条件付き書式」→「新しいルール」を選択します。
- 「セルの値」→「特定のテキスト」→「次の値を含む」を選択します。
- 空欄に「要発注」を入力します。
- 色を設定します。
「要発注」のほか、見逃したくない情報には条件付き書式を使って在庫管理に活かしましょう。
単票タイプで在庫管理をするデメリット
単票タイプは1つの商品につき1シートが必要になるため、大量の商品を扱う製造業では管理表が膨大になってしまいます。
複数の拠点で管理している在庫の把握や、企業で取り扱っている商品すべての在庫数の把握も難しいでしょう。
複数の品目を一度に管理したい場合は、次項で紹介する在庫移動表タイプの在庫管理表を使ってみてください。
エクセルで在庫移動表タイプの在庫管理表を作る方法
在庫移動表タイプの在庫管理表は、複数の商品の在庫変動を把握するための表です。
商品カテゴリー別や保管場所ごとに在庫管理をするときに便利ですよ。
①必要項目を設定する
まずは、自社の商品の管理に必要になる項目を設定しましょう。
今回の例では、商品カテゴリー「ネジ」に該当する商品を一元管理できるよう項目を設定しました。
在庫に動きがあった日のセルを追加していくことで在庫の推移を把握できます。
②計算式を設定する
次に、計算式を設定しましょう。
今回の在庫管理表では下記の計算式を使いました。
- 在庫数
=1段階前の在庫数+入庫数量-出庫数量
在庫移動票タイプで在庫管理をするデメリット
在庫移動表タイプは多くの商品の在庫を一元管理する際に便利ですが、取り扱うデータ量が多くなる傾向にあります。
そのため、エクセルのファイルが重たくなり編集や閲覧時のトラブルにつながる可能性があります。
また、単票タイプほど商品の情報を記載できないので、詳細情報を知りたい場合には別途エクセルファイルを用意する必要があるかもしれません。
今すぐ使える！在庫管理表の無料テンプレートはこちら
今回は、上記で紹介した在庫管理表のテンプレートを用意しました。
- 単票タイプ
- 在庫移動表タイプ
どなたでも無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してくださいね。
ダウンロードはこちら
取り扱うデータ量が多い場合にエクセルが向かない理由とは？
エクセルは低コストでの運用や自社のニーズに合わせたカスタマイズができる非常に便利なツールですが、基本的に取り扱うデータ量が多い製造業においてはエクセルでの管理は向いていません。
ここでは、その理由を簡単に説明します。
①ヒューマンエラーのリスク増加
エクセルは一部の計算は自動化できますが、在庫数量などの基本情報は手入力で行います。
そのため、取り扱う在庫数が多い製造業においてはデータの入力ミスや計算ミスが発生しやすくなり、在庫の過不足や注文ミスを引き起こす原因となります。
②データ更新の遅れ
取り扱う在庫数が多い場合、エクセルではリアルタイムにデータを更新することが難しくなります。
とくに、複数のスタッフがデータを管理するケースや複数の拠点で在庫を管理しているケースなどで顕著で、ファイルサイズが大きくなりすぎて処理が遅くなることがあります。
情報の同期が上手くいかなかった場合、発注数量を間違うなど意思決定のミスにつながる危険性があります。
③セキュリティとアクセス管理の問題
エクセルは誰でもファイルにアクセスできるので情報を共有する際には便利ですが、アクセス権限の管理が難しいため、誤ってデータを削除したり変更したりするリスクがあります。
また、複数人で同時に作業することが難しく、データの整合性が保てない場合があります。
データが失われた場合は完全復元が難しく、在庫管理システムに比べてデータの保護や復旧が不十分になることがあります。
④データ分析・需要予測機能の限界
エクセルには基本的な分析ツールがありますが、在庫管理における複雑なデータ分析や予測機能には限界があります。
関数などを設定すればできないことはないですが、最新の市場トレンドなどを考慮した分析・予測はほぼ不可能でしょう。
複雑な需要予測や最適発注量を算出するためには、専用の在庫管理システムのほうが精度が高く、効率的です。
上記のような機能に限界を感じたら、エクセルではなく在庫管理システムの導入がおすすめです。
製造業で在庫管理をするならSankaがおすすめ
自社にどんな在庫管理システムが良いか迷ったら、クラウド型の在庫管理システム「Sanka」を検討してみましょう。
ここでは、Sankaでできることについて解説します。
①膨大な量の在庫もリアルタイムに管理できる
取り扱う在庫の種類や数が多い場合も、Sankaではリアルタイムに在庫状況を把握できます。
最初に商品マスターを登録する必要がありますが、CSVの一括登録に対応しているためデータ量が多くても安心です。
入庫・出庫状況のほか複数の拠点にまたがる在庫の管理もできるので、企業全体の在庫動向をリアルタイムに確認できますよ。
また、Sankaはクラウド型のプラットフォームなため、スタッフ全員が同時に情報にアクセスしても動作が重くなるようなことはありません。
リアルタイムに全員が最新情報を共有できることで、企業の意思決定の効率化が見込めます。
②調達・受注・請求管理の業務も管理できる
Sankaでは、在庫管理のほか、調達や受注、請求などの業務も一緒に管理することが可能です。
各業務においてそれぞれ異なるツールで管理している場合は、Sankaを導入することで業務フローの改善が期待できます。
また、Sankaでは企業の業務内容やニーズに合わせた機能の使い方を提案してくれるため、作業時間の短縮や入力エラーなどの削減など、業務の効率化を実現できるでしょう。
③面倒な手作業業務を自動化できる
Sankaでは、在庫の発注やデータ分析、レポートの作成、発注書・請求書の作成など、多くの業務を自動化できます。
レポートや発注書、請求書の作成はひとつひとつ手作業で情報を確認しながら進める必要があるため、数が増えるとかなりの手間になります。
ですが、Sankaでは顧客情報や発注情報も一元的に管理できるため、自動で書類を作成することが可能。
スタッフの業務時間を短縮できるうえに、作成時のヒューマンエラーの発生も防ぐことができますよ。
④サポートチームがトラブルに対応してくれる
在庫管理は製造業において基盤となる重要な情報源。
新たにシステムを導入する場合にトラブルが発生すると、通常業務に影響が出て生産スケジュールに遅れが出る、なんて可能性も考えられます。
ですが、Sankaでは導入時はもちろん、運用中のトラブルに対してもしっかりサポートチームが対応してくれます。
これまでに1,000社以上の納品実績があるので、安心して任せられますよ。
⑤無料トライアルプランから始められる
「在庫管理システムを導入して使いこなせるのか」「本当に業務を効率化できるのか」「多少面倒でも費用が安く済むエクセルのほうがいいのでは」などと悩む方も多いでしょう。
ですが、Sankaでは無料トライアルプランが用意されているので安心してください。
誰でも5分もかからず登録できますよ。
有料プランに移行する場合も、初期費用はかかりません。
最低契約期間の縛りもないため、安心して始められますよ。
まとめ
エクセルは誰でも低コストで手軽に始められる便利なツールです。
自社のニーズにあわせてカスタマイズできるため、必要な項目を設定すれば効率的な在庫管理を実現できます。
ただ、取り扱うデータの数が多くなると、ヒューマンエラーやデータ更新の遅れ、セキュリティ面でのリスクが増大します。
そのため、より効率的な在庫管理を行いたい場合は在庫管理システムへの移行を検討してみてください。
Sankaでは企業のニーズに合わせた管理方法を提案しているので、業務の効率化を目指したい場合は気軽に問い合わせしてみましょう。
詳細については、Sanka公式ページをご覧ください。
