この記事で得られるもの
- 調達自動化とは何かを定義する
- 調達自動化の重要性を理解する
- 調達自動化の主な鍵を探る
- 調達自動化のベストプラクティスを学ぶ
はじめに
発注書の処理、サプライヤーの見積もり依頼、最良の取引のための交渉など、膨大な時間を費やしていることはご存知だろう。
ほとんどの企業では、調達プロセスは面倒で時間がかかり、事務処理に追われています。それをすべて合理化する方法があるとしたらどうだろう？
調達の自動化は、大手企業が事業運営に必要な商品やサービスを獲得する方法を変革しつつある。
ソフトウェアを活用して定型業務を処理することで、貴重な時間をより戦略的な優先事項に集中させることができます。
面倒な作業に時間を費やす必要はありません。テクノロジーに細部を任せることで、成長を促進する価値の高い業務に集中することができます。業務の効率化は手の届くところにあります。
調達自動化とは
調達の自動化とは、デジタル技術を導入して調達プロセスを合理化・最適化し、時間の節約、エラーの削減、コストの最小化を実現することを指します。
自動化は、サプライヤーの選定、注文の作成、請求書の処理など、調達ライフサイクルのさまざまな段階に効率性と一貫性をもたらします。
自動化された調達ソリューションは、支出の可視化、コンプライアンスの徹底、大幅なコスト削減を支援します。
従業員に直感的なオンライン購買体験を提供することで、破天荒な購買を減らします。
また、サプライヤーとの統合が組み込まれているため、購買プロセス全体がより効率的になります。
繁雑な作業を自動化することで、ベンダーとの関係を最適化し、トレンドを把握し、ビジネス上の意思決定に影響を与える貴重な洞察を得る機会が生まれます。
調達自動化が重要な理由
調達の自動化は、オペレーションの合理化とコスト削減を目指すあらゆるビジネスにとって、ゲームチェンジャーです。その理由は以下の通りです：
- それは手作業を排除します。これ以上の書類の山をふるいにかけたり、異なるシステムにデータを再入力することはありません。自動化された調達ソフトウェアが繰り返しのタスクを処理するため、チームはインパクトの大きい仕事に集中できます。
- ミスが減ります。プロセスを自動化すれば、手作業によるデータ入力や事務処理に伴うヒューマンエラーのリスクがなくなります。常に正しいデータが正しい場所に送られます。
- コンプライアンスが向上します。自動化されたシステムには、すべてのポリシーや規制を遵守しているかどうかを確認するためのチェック機能が組み込まれています。リスクがあれば即座に警告を発し、罰則や罰金を回避することができます。
- 可視性が向上します。自動化された調達システムは、請求から支払いまでのプロセス全体をリアルタイムで把握することができます。KPI、予算、承認などを指先で確認することができます。
- コストを最適化します。自動化によって調達プロセスが合理化されるため、リソースを再配分してコストを削減できます。また、データインサイトを使ってより良い取引を交渉し、コスト削減の機会を見つけることができます。
調達の自動化を導入することで、購買プロセスを戦略的な強みに変えることができます。
コンプライアンス、正確性、生産性が最高位に君臨する、効率的で費用対効果の高いオペレーションが実現します。
唯一の問題は、何を待っているかということです。最新の自動化技術で購買を次のレベルに引き上げましょう。あなたの収益があなたに感謝するでしょう。
調達オートメーション導入の主なメリット
調達の自動化を導入することで、ビジネスに大きなインパクトを与えるメリットが生まれます。
コスト削減
反復的で時間のかかる作業を自動化することで、企業は人件費を削減し、効率を向上させることができます。
戦略的調達やサプライヤーとの関係構築など、より付加価値の高い活動に従業員を割くことができる。
さらに、自動化は調達プロセスにおける人為的ミスの可能性を減らし、コスト削減と正確性の向上につながる。
プロセスの加速
自動化は、注文の作成や承認など、多くの調達プロセスを加速させることができる。
調達の迅速化は、変化する市場の需要により迅速に対応できることを意味し、企業は競争力を維持し、成長を促進することができます。
サプライヤー管理の改善
自動化によってサプライヤーの選定と評価プロセスが合理化されると、サプライヤーのパフォーマンスが可視化され、より良い意思決定につながります。
サプライヤー管理を自動化することで、より協力的で互恵的な関係を促進することもできます。
コンプライアンスとリスク管理の強化
自動化は、調達活動の監視と追跡を容易にすることで、社内ポリシーや外部規制へのコンプライアンスを向上させます。また、潜在的なリスクを早期に特定できるため、企業はリスクを軽減するための事前対策を講じることができます。
ステークホルダーの満足度向上
スピーディーなPO作成、サプライヤーへの期日通りの支払い、依頼者と承認者のシームレスなエクスペリエンスは、ビジネスパートナーと社内顧客の満足度を高めます。
新しいテクノロジーを導入するのは大変に思えるかもしれませんが、調達自動化の報酬は努力に十分見合うものです。
時間とコストの大幅な削減、コンプライアンスの改善、データに基づく洞察、満足度の向上は、すべて達成可能で持続可能なメリットです。
今日から選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。効率的で効果的な購買の未来は、自動化されています。
主要な調達自動化技術
調達プロセスを自動化するために採用することができる様々な技術があります。その中でも特に重要なものは以下の通りです：
eソーシングプラットフォーム
eSourcingプラットフォームは、品質、コスト、納期などの要因に基づいてサプライヤーを調達し、評価することを容易にします。
オンラインマーケットプレイス、サプライヤーポータル、リバースオークションツールなどは、eソーシングテクノロジーの一例である。
電子調達システム
e調達システムは、請求から支払いまでの調達プロセス全体を合理化します。
一般的なe調達ソリューションには、P2P（purchase-to-pay）プラットフォーム、SaaS（procurement software-as-a-service）ソリューション、統合調達システムなどがあります。
契約管理ツール
契約管理ツールは、契約の作成、保存、追跡を容易にします。
契約管理を自動化することで、企業は調達プロセスにおけるコンプライアンスを確保し、説明責任を向上させることができる。
分析・報告ソフトウェア
データ分析とレポーティング・ソフトウェアを活用することで、企業はより良い情報に基づいた調達決定を行い、改善点を特定することができます。
また、高度な分析ツールは、調達状況における将来のトレンドやリスクの予測にも役立ちます。
調達自動化のベストプラクティス
適切な調達自動化ソリューションを導入したら、以下のベストプラクティスに従って最適化を図りましょう。
パイロット・プログラムから始める
調達自動化を導入する最良の方法は、管理されたパイロットプログラムです。
試運転として、自動化する部門または支出カテゴリーを選択する。全社的に展開する前に、システムのねじれを解消し、新しいプロセスにスタッフを慣れさせる。
小規模から始めることで、微調整を行い、貴重なフィードバックを得ることができ、完全展開時に最大限の効率を確保することができる。
データとプロセスの標準化
調達自動化を機能させるためには、クリーンで標準化されたデータと文書化されたプロセスが必要です。
調達システムと財務システムへの情報の入力方法を見直しましょう。今後一貫性を確保するために、ルールと手順を策定する。
どのような自動化ツールも、それに入力されるデータとプロセスがあってこそ、その機能を発揮します。ゴミを入れ、ゴミを出す。
適切なトレーニングの実施
スタッフに対する適切なトレーニングを行わずに、新しい自動化ソリューションのスイッチを入れるだけではいけない。
どのように機能するのか、なぜ特定のプロセスがこのように設計されたのか、調達機能全体にどのようなメリットがあるのかを説明する。
懸念事項には前もって対処し、フォローアップの質問にも対応できるようにする。
継続的な学習とオープンなコミュニケーションが鍵となる。自動化の背後にある根拠と目的を理解すれば、スタッフは自動化をより積極的に採用するようになる。
大量かつ反復的な業務から始める
最初の自動化作業は、発注書作成、請求書処理、ベンダーのオンボーディングなど、反復的でボリュームの多いタスクに集中させる。
これらのルーチンワークは自動化の理想的な候補であり、最大の時間節約をもたらします。
システムが学習し、プロセスが成熟するにつれて、より複雑な調達機能を時間をかけて自動化することができる。
迅速な勝利から始めることで、継続的な進歩への機運と熱意が高まる。
継続的な最適化
調達の自動化は、一回きりのプロジェクトではなく、継続的な取り組みとして捉えましょう。
自動化されたシステムがどのように機能しているかを定期的に評価し、拡大と改善のための新たな機会を探す。
システムとデータは常に変化しているため、長期的に最大の効率とコスト削減を達成するためには、最適化と改良を継続的に行う必要がある。継続的な改善がオペレーショナル・エクセレンスの鍵です。
Sankaが調達プロセスの自動化を支援する方法
Sankaは、企業が調達自動化を効率的に実行できる強力な自動化プラットフォームです。Sankaを使えば、以下のことが可能です：
サプライヤー選定の合理化
Sankaは、高度なサプライヤー評価ツールを提供し、コスト、品質、納期などの要素に基づいて、ニーズに最適なサプライヤーを簡単に選択できるようにします。
購買要求と承認ワークフローの自動化
Sankaは、購買要求と承認プロセスをカスタマイズして自動化し、より迅速な意思決定と効率化を可能にします。
契約書管理の簡素化
Sankaを使えば、契約書の作成、保管、追跡がより簡単になり、調達プロセス全体を通してコンプライアンスを確保し、説明責任を向上させることができます。
インテリジェントな分析とレポートへのアクセス
Sankaは高度な分析とレポート機能を提供し、より良い情報に基づいた調達の意思決定と改善点の特定を可能にします。
結論
調達の自動化は、生産性、コスト削減、リスク管理の改善を促進し、企業の運営方法を変革します。
Sankaのような革新的なテクノロジーやツールを活用することで、企業は競争力を維持し、今日のペースの速いデジタル世界で成長を促進することができます。
今こそ、調達自動化がどのように組織に利益をもたらし、成功への新たなチャンスを引き出すことができるかを検討する時です。
