発注・購買管理は、企業の効率的な運営とコスト削減に欠かせない業務です。
適切な時期に必要な商品や原材料を確保し、コストや在庫の最適化を図ることは、企業の競争力を高めるうえで非常に重要です。
しかし、部門間の連携不足や手作業によるミスなど、課題も多く存在します。
そこで本記事では、発注・購買管理の具体的な業務フローや課題について取り上げ、その解決策として専用システムの導入についても解説します。
おすすめのシステム「Sanka」についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
発注・購買管理とは？
発注・購買管理とは、企業が必要な商品や原材料を適切なタイミング・適正なコスト・適正な数で調達するための重要な業務です。
ひとことで発注・購買管理と言っても業務内容は幅広く、注文先の検討から実際の発注業務、納品、商品管理、支払いまでの一連の業務が該当します。
在庫量を適正に維持することで供給不足や過剰在庫の発生を防ぎ、業務の効率化やコスト削減に貢献できることから、発注業務は非常に重要な業務の一つです。
発注管理を滞りなくおこなうためには、受注や入庫、販売、請求など多くの部門と連携し、リアルタイムに情報を共有していくことが求められます。
発注・購買管理の具体的な業務フロー
業務の詳細は企業によって異なりますが、主な業務フローとしては以下のステップが含まれます。
1. 発注内容の検討
まず、発注する物品やサービスの詳細、発注方式などを社内で検討します。
具体的には、必要な数量、品質、納期などを確認し、各部署からの要望や生産・販売スケジュール、需要予測などをもとに決定します。
この段階での検討が不十分だとあとの工程で問題が発生しやすくなるため、詳細な確認が不可欠です。
2. 仕入先の選定
次に、適切な仕入先を選定します。
過去の取引実績や評判、提供する製品やサービスの品質、価格、納期の柔軟性などを総合的に評価します。
既存の仕入先だけでなく、ニーズに応じて新規の仕入先を開拓することも重要です。
複数の仕入先候補を比較検討し、最適な供給元を選ぶことで安定した調達が実現します。
3. 見積書の作成と発注
仕入先の候補が決まったら、見積書を作成し、内容を確認した後に発注をおこないます 。
見積書は、価格、納期、支払い条件などが正確に反映されているかを確認し、合意に至ったら正式な発注書を発行します。
4. 納品・検品・在庫管理
納品された物品が発注内容と合致しているかを確認するために検品をおこないます。
数量や品質などに問題がないかを確認し、問題があれば即座に仕入先に報告し対応を求めます。
その後、在庫情報として在庫管理システムに登録します。
また、納品された商品の品質が劣化しないよう、適切な環境下（温度・湿度など）で管理することも重要です。
5. 受領書の作成と支払い
最後に、受領書を作成します。
この受領書は、納品を受け入れた証拠となり、支払いプロセスを開始するために必要です。
契約に基づき決められた支払い条件に従って支払いをおこなえば、一連のフローは終了です。
発注・購買管理が抱えている業務の課題とは？
発注・購買管理において多くの企業が抱えている課題としては、以下のようなものがあります。
1. 部門間の業務連携が取れていない
部門間の業務連携が取れていない場合、下記のような問題が発生します。
- 受注と発注業務が連携していないためリアルタイムに状況を把握できない
- 承認業務と連携していないため発注の承認までに時間がかかる
- 在庫管理と連携していないため商品データの入力が複数回必要になる
発注管理の各ステップが異なるシステムやツールで管理されている場合、情報が分散して効率的な運用が難しくなります。
全体を一元的に管理できないと各工程での情報の伝達ミスや不整合が発生しやすくなり、業務の効率が低下します。
2. 見積書や発注書の作成に手間がかかる
見積書や発注書、受領書などの作成を手入力でおこなっている場合、入力ミスや記載漏れが発生することがあります。
これにより、仕入先とのトラブルや必要な物品が正確に発注されていないといった問題が生じる可能性があります。
また、複数の文書を管理する煩雑さから、更新漏れや情報の不整合が起きることがあります。
3. リアルタイムに在庫状況を把握できない
在庫管理庫がリアルタイムで正確に更新されないと、企業は最新状況を把握できず、発注判断に誤りや遅延が生じます。
これは在庫管理を手動でおこなっている場合にとくに顕著な問題です。
各部門で発注をかけているケースでも、リアルタイムの在庫数を把握できないことで在庫不足や過剰在庫が発生するリスクがあります。
在庫管理の精度が低いと定期的な棚卸し作業で過剰な確認や修正が必要になり、スタッフの負担が増加してしまう点も大きな課題です。
4. 支払いの遅延やミスが起こる
受領書の作成や支払いプロセスが手動で行われると、管理が煩雑になり、支払いの遅延や誤りが発生することがあります。
支払いの遅れは、仕入先との信頼関係を損ない、今後の取引に悪影響を及ぼす可能性があります。
これらの課題を解消するためには、専用の管理システムの導入が効果的です。
次項では管理システムのメリットや注意点について解説するので、ぜひ参考にしてください。
課題解決のために発注・購買管理システムの導入がおすすめ
発注・購買管理をおこなうためのツールにはさまざまありますが、上記で説明した課題を解決し、効率的な業務を実践したい場合には専用の発注・購買管理システムの導入がおすすめです。
ここでは、専用システムでできることと導入時の注意点について解説します。
発注・購買管理システムでできること
専用システムの導入で期待できる主な効果は下記のとおりです。
1. 業務の一元管理による情報精度の向上
発注管理・購買管理システムを導入すると、関連する業務を一元管理できるようになります。
受注や発注、在庫や請求などに関する情報が一元管理されることで複数の部署や担当者間での情報共有が容易になり、スムーズな意思決定が可能になります。
システムを通じて全員が最新情報にアクセスできるため、重複発注や情報の不一致が減少し、業務全体の効率化も実現できます。
2.業務の自動化による効率アップ
発注・購買管理システムを導入することで、これまで手作業でおこなっていた業務の自動化が可能です。
たとえば、見積書や発注書などの書類は自動作成ができるため、スタッフの作業負担が減るとともに作成時の入力ミスも防げます。
バーコードスキャナーやRFID技術と連携したシステムであれば、検品や受入業務の精度を向上させることも可能です。
在庫の保管場所や数の推移などもリアルタイムに把握できるようになるので、業務のスムーズな意思決定にも役立つでしょう。
さらに、支払い機能と連携しているシステムであれば自動リマインダー機能で支払い期限の管理をすることも可能です。
支払い遅延を防止し、仕入先との関係性を維持することに役立つでしょう。
3. ヒューマンエラーの削減
システムによるデータ入力や情報の自動更新により、手作業に伴う入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが減少します。
とくに、書類上のミスや在庫数量の誤りなどが発生しにくくなるため、業務全体の信頼性が向上します。
4. コストの削減
発注・購買管理システムを導入することで、さまざまな部門でのコスト削減が期待できます。
たとえば、購買データの分析が可能なシステムであれば、仕入れ先との取引条件の見直しや
より安価で信頼性の高い仕入先の検討に役立つため、予算内での調達が実現しやすくなるでしょう。
そのほか、関連業務を自動化できることで人件費を削減できたり、ヒューマンエラーが減ることで発注ミスによる再発注や調整のコストも削減できます。
5. 仕入先との関係強化
発注・購買管理システムでは顧客管理もできるため、仕入先とのコミュニケーションや契約履行がよりスムーズになります。
単純な顧客情報の管理にとどまらず、過去の取引履歴や契約条件の確認も容易にできるため、担当者が変わったとしても効率的な交渉や管理が可能です。
発注・購買管理システム導入の注意点
導入メリットが多い専用システムですが、下記のような注意点もあります。
1.導入・運営コストがかかる
専用システム導入にかかるコストは、初期費用だけではなく、月額料金、運用・保守（メンテナンスやアップデート）にかかる費用などについても検討する必要があります。
また、システムによっては利用人数の増加や機能のカスタマイズによって追加料金が発生するケースもあるので注意しましょう。
そのため、事前に費用対効果を試算してから導入の判断をすることが重要です。
2.社員教育が必要になる
新しいシステムを導入する際、スタッフが使い方を理解し、効果的に活用できるようにするためには適切な社員教育が必要になります。
また、関連部署のスタッフ全員が同じペースで習得できるよう、段階的なトレーニングやサポート体制を整えることが求められます。
教育にはある程度のコストや時間がかかることに注意しましょう。
3. 搭載機能が過剰なケースがある
自社の事業内容に見合ったシステムかどうかの見極めが重要です。
機能が過剰な場合は操作が複雑になり、逆に業務の効率化が妨げられることがあります。
柔軟に機能のカスタマイズができるシステムであれば、最小限で必要な機能で業務の効率化を実現できるでしょう。
発注・購買管理システムならSankaがおすすめ
Sankaは、調達、在庫、受注、請求といった業務をひとつのプラットフォームで一元化的に管理できるシステムです。
ここでは、Sankaの特徴や導入メリットについて解説します。
1.クラウド型の管理システム
Sankaはクラウド型のシステムなので、インターネット環境があればどこからでも最新情報にアクセスが可能です。
複数の拠点に事業所がありスタッフが点在している場合でも同じ情報をリアルタイムに共有できるため、煩雑な業務であっても効率化が期待できます。
また、従来のオンプレミス型とは異なり企業内にサーバーやソフトウェアを設置する必要がないため、低コストで運用できる点も魅力です。
さらに、企業の事業規模拡大に合わせシステムを拡張できる柔軟性もクラウド型の大きなメリットです。
2.在庫管理・調達管理・受注管理・請求管理の一元管理
Sankaでは、在庫・調達・受注・請求などの業務を一元的に管理することが可能です。
部門が異なっても全スタッフが同じ情報を共有できるため、業務連携ミスを防げます。
各業務で利用できる主な機能は下記のとおりです。
【在庫管理】
・商品マスタの作成・管理
・在庫のリアルタイム管理
・棚卸しにかかる時間の最小化
・発注・受注の自動引き当て
【購買管理】
・サプライヤー（仕入れ先）管理
・発注書の自動作成
・承認プロセスの自動化
・支払い、経費、原価・粗利の管理
【受注管理】
・サプライヤー、発注、会計業務を一元管理
・EC、POSとの連携
・配送会社とのリアルタイムデータ連携
・配送・納品・返品状況の一元化
【顧客管理】
・連絡先管理
・案件管理
・案件管理
・メール、SNS配信
3.業務の自動化による作業時間・エラーの削減
Sankaでは、収支計算や在庫の発注、発注書などの書類作成、データ分析など、数多くの業務を自動化できます。
手作業により発生していた時間を削減できるため、スタッフはより高付加価値な業務に集中でき、企業全体の生産性の向上が期待できます。
また、システムが自動化されることで常に同じ手順での業務処理が可能になり、ヒューマンエラーの削減にも貢献できます。
4.経験豊富な専門チームのサポート
Sankaではシステムの導入から運営にいたるまで、専門チームがサポートにあたります。
Sankaはこれまでに1,000社以上の納品実績があるので、安心して任せられますよ。
企業の業務形態やニーズに合わせて機能をカスタマイズする提案もおこなっているので、搭載機能が過剰になるという心配もありません。
実際の操作での疑問は、24時間365日、スマートボットでも対応可能です。
業種や職種に特化した活用ガイドもあるので、万全のサポート体制が整っています。
5.全機能を無料で試せるスタータープラン
Sankaでは3つのプランが用意されています。
いずれも初期費用はかからず、スタータープランを除き月額料金制のシンプルな料金体系になっています。
1. スタータープラン
- 無料プラン
- 個人ユーザーや小規模事業者向け
- 無料で全機能が利用可能
- 連携サービス追加無制限
2. スタンダードプラン
- 月額30,000円～
- 中小企業向けのプラン
- 担当者がウェブ電話で導入をサポート
- SSO（シングルサインオン）やAPI（アプリケーションプログラミングインタフェース）にも対応
3. エンタープライズプラン
- 大規模な事業者向け
- ボリュームディスカウントに対応
- SLA・個別契約対応
- 請求書・銀行振込に対応
また、Sankaでは無料ですべての機能を試せるスタータープランが用意されているのが大きなメリットです。
自社の業務を本当に効率化できるのか、直感的な操作ができるかなど、本契約前に確かめることが可能です。
連携サービスの追加も無制限にできるため、実際の業務と近い形で機能の確認ができるでしょう。
有料プランは最低契約期間などの縛りもないため、始めやすいサービスになっています。
まとめ
発注・購買管理は、ビジネスの生産性を向上させるための重要な業務です。
エクセルなどの手軽なツールの活用も有効ですが、専門のシステムを導入することで業務全体の精度が上がり、効率化やコストの削減も期待できます。
企業の規模やニーズに応じて最適な方法を選択し、継続的な改善を行うことで、競争力の高い業務体制を構築できるでしょう。
Sankaの詳細・お問い合わせはこちら
