この記事で得られるもの
- ソース・ツー・ペイとは何かを定義する
- ソース・ツー・ペイの調達課題と役割を理解する
- ソース・ツー・ペイのベストプラクティスに関するヒントとアドバイスを探る
- ソース・ツー・ペイの自動化の導入方法を学ぶ
はじめに
今日の目まぐるしいビジネス環境において、効率的な調達プロセスは、競争力を維持し、コストを管理する上で極めて重要です。
これを実現する一つの方法は、調達業務にSource-to-Pay（S2P）のベストプラクティスを導入することです。
調達元から支払いまでのサイクルを合理化することは、どのような組織においても効率とコスト削減を最大化するために不可欠です。
長いサイクルタイム、過剰な手作業によるタッチポイント、異種システムのナビゲートという課題をご存じでしょう。
しかし、自動化、統合、戦略的パートナーシップに関する業界のベストプラクティスに焦点を当てることで、最適化されたソース・ツー・ペイ・プロセスを実現することができます。
この記事では、現状を評価し、主要業績評価指標を設定し、テクノロジー・ソリューションを活用し、継続的な改善を実施することで、パフォーマンスの高いソース・ツー・ペイ機能のメリットを実現する方法を探る。
これらの推奨されるベストプラクティスに従うことで、コスト削減、コンプライアンスの改善、組織の効率的な拡張を可能にする貴重な洞察を得ることができる。
ソース・ツー・ペイとは何か？
ソース・ツー・ペイとは、サプライヤーの特定から契約交渉、請求書の処理、支払いに至るまで、すべてを含むエンドツーエンドの調達プロセスである。
製品やサービスの必要性を特定することから始まり、サプライヤーの選定、契約交渉、発注書の作成、請求書の受領と検証、そして最終的にはサプライヤーへのタイムリーな支払いといった活動が含まれます。
すべての調達活動を単一の統一されたプロセスに統合することで、企業はサプライチェーン全体の可視性、管理、効率を向上させることができる。
調達の課題とSource-to-Payの役割
多くの企業は、調達業務において以下のような様々な課題に直面しています：
- 支出データの可視性が低い
- 非効率なサプライヤー管理
- 長い契約交渉プロセス
- 不十分な支払処理システム
Source-to-payは、構造化されたデータ主導の調達アプローチを提供することで、これらの課題に対処します：
- 支出の可視化
- サプライヤーとの関係改善
- 契約管理の合理化
- 支払処理の自動化
- 成功するソース・ツー・ペイ・プロセスの主な構成要素
成功するソース・ツー・ペイ・プロセスには、以下の主要コンポーネントが含まれる：
- 支出分析： 支出データの収集と分析を行い、傾向、パターン、コスト削減の機会を特定する。
- サプライヤー管理： 最適なパフォーマンスを確保し、リスクを軽減するためのサプライヤーの特定、評価、管理。
- 契約管理： 契約交渉プロセスの合理化、契約コンプライアンスの管理、契約パフォーマンスの追跡。
- 支払処理： 請求書処理の自動化、支払いミスの削減、キャッシュフロー管理の改善。
ソース・ツー・ペイのベストプラクティス： ヒントとアドバイス
ソース・ツー・ペイ・プロセスフローのマッピング
ソース・ツー・ペイ（S2P）サイクルを最適化するには、まず現在のプロセスフローをマッピングする必要があります。これにより、非効率な領域と改善の機会を特定することができる。
調達、買掛金（AP）、予算所有者、サプライヤーにまたがる主要な利害関係者とのインタビューを実施する。
苦痛を感じている点を理解し、推奨事項を収集するために、自由形式の質問をする。システム構成やアクセスレベルだけでなく、ポリシーや手順書もレビューする。
S2Pサイクルを全体的に見ることで、合理化・簡素化すべき領域が見えてくる。承認が重複していたり、システムが十分に活用されていなかったりすることが見つかるかもしれない。
また、部門間のコミュニケーション不全を発見し、プロセスの改善やクロストレーニングを通じて対処することもできます。
エンドツーエンドでS2Pサイクルを最適化することで、コスト削減、効率化、管理強化、より協力的なサプライヤー関係の構築が可能になります。
ソース・ツー・ペイ・プロセスの自動化
調達から支払いまでのサイクルを最大限に効率化するには、主要なプロセスを自動化することが不可欠です。調達ソフトウェアやツールを活用することで、手作業を減らし、コストを削減し、支出に関する貴重な洞察を得ることができます。
これらのベストプラクティスを実施することで、効率的で費用対効果の高い調達から支払いまでのサイクルを確立することができます。
従業員は、必要な商品やサービスを最小限の手間で要求し、購入することができます。
サプライヤーへの支払いは迅速かつ正確に行われます。そして、組織の最大の経費の1つであるサードパーティの支出について、比類のない可視性とコントロールを得ることができます。
ソース・ツー・ペイ・ソリューションの統合
ソース・ツー・ペイサイクルの効率を最大化するには、専門的なソフトウェアソリューションを統合することが重要です。これらのソリューションは、自動化と統合により、調達から支払いまでのプロセスを促進し、最適化します。
クラス最高の調達から支払いまでのソリューションを使用することで、企業はコストを削減し、効率性を高め、統制を改善し、スタッフがより戦略的な業務に集中できるようになります。
互いに統合し、基幹業務システムと統合するソリューションを選択することで、企業はソース・ツー・ペイサイクルを最大限に最適化することができます。
ソース・ツー・ペイの方針と手順の標準化
ソース・ツー・ペイサイクルの効率を最大化するには、方針と手順を標準化することが重要です。
ソース・ツー・ペイ・プロセスに関わる各チームメンバーの役割と責任を明確に定義する。
混乱や重複を避けるため、各チームメンバーがそれぞれの義務を理解していることを確認する。
ベンダーの選定、契約の承認、請求書の処理など、ソース・ツー・ペイサイクルのさまざまな段階について、承認ワークフローを整備する。
支出の種類に応じて適切な承認者を決定し、アクションが必要な場合に承認者を促す自動通知を設定する。
承認ワークフローを自動化することで、手作業によるチェックをなくし、支払元から支払先への支払いサイクルのペースを加速させる。
さらに、ソース・ツー・ペイのポリシーと手順の遵守を徹底するためのコントロールを導入しましょう。
ベンダーの選定、契約交渉、請求書処理などの業務について、すべてのチームメンバーが標準化されたプロセスに従うことを義務付ける。
ソース・ツー・ペイのプロセスを定期的に監査し、コンプライアンス違反の問題を特定し、必要に応じて是正措置を講じる。
これらのベストプラクティスに従うことで、標準化、最適化されたソース・ツー・ペイサイクルを実現し、効率を最大化し、大幅な時間とコストの削減を推進することができる。
ソース・ツー・ペイのパフォーマンス指標の測定
ソース・ツー・ペイサイクルの効率を最大化するためには、主要業績評価指標（KPI）と評価指標を測定することが重要です。これらのデータポイントを注意深く追跡することで、改善点を特定し、プロセスを最適化することができます。
- 処理時間：購買依頼書の作成から最終的な支払いまで、調達先から支払いまでのワークフローの各ステップを完了するのにかかる時間を監視する。合理化できるボトルネックや遅れがないかを確認する。
処理時間のKPIには以下が含まれる：
- 請求からPOまでのサイクルタイム： 請求から注文書発行までの時間。
- POから受領までのサイクルタイム： 発注書を発行してから商品やサービスを受け取るまでの時間。
- レシートから請求書までのサイクルタイム： 商品またはサービスを受け取ってからサプライヤーから請求書を受け取るまでの時間。
- 承認率： 承認率：購買依頼書、購買発注書、請求書の承認と却下の割合。却下率が高い場合は、コンプライアンスやプロセスの遵守に問題があり、トレーニングやポリシーの変更を通じて対処する必要があることを示している。
- 管理下の支出： 調達支出のうち、交渉による契約によってカバーされているものと、管理されていないスポット購入によってカバーされているものの割合を追跡する。契約によって管理されている支出の割合が高ければ高いほど、より大きなコスト削減と効率を意味する。
- サプライヤーのパフォーマンス： 重要なサプライヤーを注意深く監視し、コスト、品質、納期厳守の期待に応えているかどうかを確認する。サプライヤーのスコアカードは、不良品数、納期遅延、コスト差異などの指標を追跡し、業績の良い戦略的パートナーと、是正措置や代替が必要なパートナーを判断するのに役立ちます。
ソース・ツー・ペイのベストプラクティスを組織で成功裏に導入するには、以下のヒントを考慮する：
- 現在の調達プロセスを評価し、改善すべき領域を特定する。
- ソース・ツー・ペイ・イニシアチブの明確な目標と目的を設定する。
- 組織全体の利害関係者を巻き込み、賛同と支援を確実にする。
- テクノロジーを活用してプロセスを自動化し、可視性を向上させる。
- ソース・ツー・ペイ・プロセスのパフォーマンスを継続的に監視・測定し、さらなる改善の機会を特定する。
ソース・ツー・ペイ自動化ソリューションの導入
ソース・ツー・ペイ・プロセスに関しては、自動化は企業にとって画期的なことです。
Sankaのようなソリューションにより、企業はテクノロジーを活用してプロセスを合理化し、手作業を減らし、ミスを最小限に抑え、効率の向上とコスト削減につなげることができます。
ソース・ツー・ペイ・プロセスを自動化するメリットをいくつか見てみましょう。
効率性の向上
調達から支払いまでのプロセスを自動化することで、手作業をなくし、調達活動に費やす時間を短縮することができます。
例えば、Sankaは、サプライヤーのオンボーディング、契約と注文の管理、レポートの作成などのタスクを簡素化し、自動化するのに役立ちます。
手作業を減らすことで、貴社の調達チームは、企業価値を高めるより戦略的な業務に集中することができます。
コスト削減
自動化は、企業にとって大幅なコスト削減につながります。例えば、Sankaのソリューションは、統合の機会を特定し、サプライヤーからのボリュームディスカウントやより良い価格設定を促進するのに役立ちます。
さらに、支払元から支払先までのプロセスを自動化することで、支払遅延手数料や重複支払のリスクを減らすことができます。
コンプライアンスの向上
ソース・ツー・ペイ・プロセスを自動化することで、会社のポリシーや規制要件へのコンプライアンスが保証されます。 Sankaのようなツールは、サプライヤー契約の中央リポジトリを維持し、契約更新や価格調整のアラートを自動的にトリガーするのに役立ちます。
このアプローチにより、企業はサプライチェーン全体のコンプライアンスを効率的に監視し、実施することができます。
サプライヤーとの関係強化
調達から支払いまでのプロセスを自動化することは、サプライヤーとの関係改善にも役立ちます。
迅速かつ正確な支払いを確保することで、企業はサプライチェーン・パートナーとの強固な関係を維持することができます。
さらに、サプライヤーの情報とコミュニケーションを一元化することで、より良いコラボレーションが可能になり、組織とサプライヤー間の信頼が醸成されます。
結論
競争の激しい今日のビジネス環境において、調達先から支払いまでのプロセスを最適化・自動化することは、効率性の向上、コスト削減、サプライヤーとの強固な関係の維持を目指す組織にとって極めて重要である。
ソース・ツー・ペイのベストプラクティスとSankaのようなソリューションを導入することで、企業はソース・ツー・ペイのプロセスを合理化し、調達業務の大幅な効率化とコスト削減を実現することができます。
これ以上待つ必要はありません。ソース・ツー・ペイが貴社の調達目標の達成にどのように役立つかを、今すぐご検討ください。
