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HRオートメーションとは何か、なぜ必要なのか

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最終更新日: 2023年8月30日

目次:

はじめに

最近、人事の自動化についてよく耳にするようになったが、何を騒いでいるのかよく分からないということはないだろうか。ご安心ください。

HRオートメーションは今、HRテック分野で最もホットな話題の一つですが、それには理由があります。

人事業務に関わる多くのルーティン・タスクの処理方法を完全に変革し、より戦略的な側面に集中できるようになる可能性を秘めているのです。

この記事では、HRオートメーションとは何か、どのように機能するのか、HRオートメーションが提供する主なメリット、そしてHRオートメーションの導入を成功させるためのガイドについて説明します。

HRオートメーションが単なる流行ではなく、あなたのHRプロフェッショナルとしての人生をより快適にするものであることをご理解いただけることでしょう。

仕事の未来は自動化されており、人事も例外ではない。

HRオートメーションとは何か?

人事の自動化とは一体何だろうか?要するに、テクノロジーを使って人事管理業務を合理化・最適化することです。

新入社員のオンボーディング、休日の追跡、給与の管理、およびスケジューリングシフトのようなもの。

人事管理システム(HRMS)やヒューマン・キャピタル・マネジメント(HCM)などのソフトウェアを使用し、採用、入社、業績管理、給与計算、福利厚生管理、コンプライアンス管理など、さまざまな人事業務を合理化・自動化することです。

HRオートメーションの仕組み

人事自動化ツールは、企業固有のニーズに応じてプログラムし、カスタマイズすることができる。

機械学習アルゴリズムと人工知能を使用することで、これらのツールは人間の介入なしに人間のようなタスクを実行することができる。

代表的なプロセスは以下の通り:

採用

HRの自動化は採用プロセスから始まる。

応募者追跡システム(ATS)のようなツールは、何千もの応募をフィルタリングして、職務の仕様に最も適した候補者を見つけることができる。

ソフトウェアによっては、機械学習アルゴリズムを使って、企業がどのような候補者を好むかを「学習」することもできる。

オンボーディングとトレーニング

候補者の選定と採用が完了したら、SankaのようなHRテックによってオンボーディング・プロセスを自動化し、新入社員のスムーズな移行を実現することができる。

これには、電子的なペーパーワークの管理、バーチャルトレーニングの提供、新入社員の目標やパフォーマンス指標の設定などが含まれる。

給与・福利厚生管理

自動給与計算システムは、給与の計算、税金の控除、給与明細の配布を人手を介さずに行うことができます。

自動化された福利厚生システムは、健康保険や退職金制度を含む従業員の福利厚生を追跡し、正確性とコンプライアンスを確保することができます。

その完璧な例がADPシステムである。

パフォーマンス管理と従業員エンゲージメント

自動化ツールはまた、従業員のパフォーマンスを簡単に追跡・管理できる。15Fiveのようなツールは、目標設定、リアルタイムのフィードバック、レビューなどの機能を提供する。

一方、エンゲージメント・ツールは、従業員アンケートをスケジュールし、分析することで、従業員満足度を向上させるための実用的な洞察を人事チームに与えることができる。

HRオートメーションのメリット

1. 時間とコストの節約

人事自動化の最も顕著な利点の1つは、日常的な人事業務の自動化に伴う時間とコストの削減である。

オンボーディング、福利厚生管理、勤怠管理などのこれらの業務は、手作業で行うと時間と労力がかかる。

マッキンゼーの調査によると、人事業務を自動化することで、それらに費やす時間を40~60%削減できるという。

これらのプロセスを合理化し、スピードアップすることで、人事部門は人材獲得、従業員エンゲージメント、ビジネスの成功推進といった価値の高い活動に集中できるようになる。

さらに、反復的で平凡な業務に起因しがちな従業員の燃え尽き症候群を軽減することで、企業にとって大きなコストである従業員の離職率が高くなるリスクを低減することができる。

2. 正確性とコンプライアンスの向上

手作業に頼っていると、人事データの不正確さや矛盾が生じる可能性があります。

自動化は、データ管理を合理化することでこの問題を軽減し、情報に基づいた意思決定を行うための正確な情報を確保します。

デロイトの調査によると、企業の83%が、特に労働法、税金、福利厚生に関連するコンプライアンスを自動化した方が追跡しやすいと考えている。

HRオートメーションはまた、一元化されたシステムで記録を管理することで、監査を容易にし、一般データ保護規則(GDPR)や医療保険の携行性と説明責任に関する法律(HIPAA)のような規制への準拠を支援します。

規制遵守を徹底することで、企業は罰金を回避し、ブランドの評判を守ることができる。

3. 従業員体験の向上

優秀な人材の獲得、関与、維持を目指す企業にとって、従業員体験は今や最優先事項となっている。

HRオートメーションは、従業員がセルフサービス機能やパーソナライズされた対話に簡単にアクセスできるようにすることで、このエクスペリエンスを向上させる上で重要な役割を果たします。

福利厚生の登録や休暇申請などのタスクを自動化することで、従業員はより効率的に自分の情報にアクセスし管理できるようになり、最終的に全体的な満足度が向上します。

人事の自動化はまた、従業員と人事部の間のコラボレーションとコミュニケーションを容易にし、権限委譲の意識を高め、組織内のより強固な関係を育む。

4. データに基づく意思決定の改善

自動化により、人事チームはデータの力を活用し、情報に基づいた戦略的な意思決定を行うことができます。

自動化された人事システムを利用することで、組織はパフォーマンス指標、離職率、従業員満足度などの従業員データを収集・分析し、貴重な洞察を得ることができる。

フォーブスが取り上げているように、HRアナリティクスを活用することで、より優れたタレントマネジメントとワークフォース戦略の最適化につながる

これらの洞察は、人員計画、報酬、従業員開発などの分野における意思決定にも役立ちます。

データ主導の意思決定を活用することで、人事リーダーは人事の課題に効果的に対処し、組織の戦略目標をサポートすることができる。

5. 拡張性と柔軟性

人事の自動化により、企業は成長と変化に伴うビジネスニーズの進化に効率的に対応できるようになります。

自動化された人事システムは、新入社員の追加、企業構造の変化、報酬や福利厚生の変更に容易に対応することができる。

さらに、人事の自動化は、組織が急速に拡大する時期には、重要な成功要因となる。

柔軟性と拡張性を提供することで、人事オートメーションは、組織が発展しても人事機能が効果的で機敏な状態を維持し、従業員のニーズとビジネス目標の均衡を保つことを保証する。

何を待っているのですか?最初の一歩を踏み出し、人事プロセスの自動化を始めましょう。 人事オートメーション・ソリューションのSanka

HRオートメーション成功の実例

HRオートメーションで成功を収めている企業の実例は、いたるところにある。いくつかの注目すべき事例を見てみよう:

ユニリーバの合理化された採用活動

消費財大手のユニリーバには、毎年180万件を超える求人の応募がある。

この応募量を管理するため、同社はAIベースのスクリーニング・ソフトウェアを導入し、応募書類のレビュー、候補者のスコア付け、ランク付けを行った。

この自動化により、採用担当者は優秀な候補者に集中できるようになり、採用までの時間を50%以上短縮し、年間100万ドルのコスト削減を実現した。

ゼロックスによるオンボーディングの簡素化

ゼロックス・コーポレーションは、人事担当者が新入社員のオンボーディングに1人当たり23時間以上を費やしていることを発見しました。

同社は、福利厚生の登録、給与計算の設定、コンプライアンス・トレーニングなどの管理業務を処理するために、自動オンボーディング・システムを導入した。

これにより、オンボーディングにかかる時間が40%以上短縮され、人事担当者は新入社員を個人的に迎え入れる時間を増やすことができました。

ADP自動給与計算

給与計算とHRサービスのリーダーであるADPは、自社の業務において自動化とAIに大きく依存している。

ADPの給与計算ソフトウェアは、米国だけで毎年2600万件以上の給与明細を処理している。

データ収集、計算、レポーティング、コンプライアンスを自動化することで、同社のテクノロジーは、小規模企業では給与計算の内製化を、大企業では効率的な規模拡大を可能にしている。

ADPの成功は、いかに強力な人事オートメーションが重要なバックオフィス機能を変革できるかを実証している。

HRオートメーションの始め方

御社の人事プロセスの一部を自動化することを決定されましたね。

素晴らしいことです!人事の自動化は時間を節約し、ミスを減らし、チームがより戦略的な仕事に集中できるようにします。

さっそく、あなたの会社で人事の自動化を導入するためのステップをご紹介しましょう:

自動化するプロセスを選ぶ

新入社員の入社手続き、給与計算、福利厚生の管理、パフォーマンス管理など、現在手作業で多くの入力を必要とする反復的でボリュームの多いタスクを探しましょう。

次のプロセスに移る前に、まず1つのプロセスを自動化することから始めましょう。

最適なツールのリサーチ

Sanka、BambooHR、Zenefits、Gustoなど、多くの人事自動化ツールやソフトウェアがあります。

ニーズと予算に基づいてオプションを比較しましょう。既存の人事システムとうまく統合できるツールを探しましょう。

導入計画を立てる

新しいツールがあなたのチームやプロセスにどのような影響を与えるかをマップにします。それぞれの新しい自動化を開始するためのスケジュールを作成し、スタッフをトレーニングする。

可能であればパイロット・プログラムから始め、本格展開の前に問題を解決する。

チームのトレーニング

人事チームとマネージャーは、新しいツールやテクノロジーを学ぶ必要があります。

実践的なトレーニングを提供し、スタッフに質問する機会を与えましょう。リソースとして、チートシートやビデオチュートリアルを作成しましょう。

レビューと改善

新しい人事自動化ツールを導入したら、その効果をモニターし、最適化する方法を探します。

スタッフからフィードバックを得て、必要な変更を加え、最大限の効率化と導入を図りましょう。

自動化の拡大

最初の人事プロセスの自動化に成功したら、人事部門の他の分野をさらにデジタル化し、合理化する方法を探しましょう。

継続的な改善と革新により、人事チームは企業の成功における戦略的パートナーとなる。

結論

要するに、人事の自動化は、従来は人間が管理していたさまざまな業務を、テクノロジーの力を活用して実行することで機能する。

時間の節約、ミスの削減、従業員体験の向上など、組織と従業員にとってのメリットは非常に大きい。

テクノロジーは整っており、主要なツールは堅牢でありながら手頃な価格であり、ROIは大きなものになります。

自動化を導入することで、企業は人事プロセスを合理化し、エラーのリスクを排除し、人事担当者がより戦略的で価値の高い業務に集中できるようになります。

その結果、企業全体の効率性、生産性、収益性が向上する。

人事の未来はすでにここにあり、自動化されている。あなたの会社は、この変化を受け入れる準備ができていますか?

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