はじめに
今日のビジネスの世界では、経費の追跡と経費精算の管理は、財務の安定と円滑な運営を確保する上で重要な役割を担っています。
最もポピュラーでユーザーフレンドリーな会計ソリューションの1つであるQuickBooksは、経費のトラッキングを自動化し、経費精算を簡素化することで、このプロセスを合理化します。
この包括的なブログポストでは、QuickBooksを使った経費のトラッキングと経費精算の管理について、マスターへのステップを紹介し、プロセスを最適化するヒントを探ります。
クイックブックスの概要
QuickBooksは汎用性の高いクラウドベースのソフトウェアで、中小企業の財務管理を強化し、経費の追跡を合理化し、財務業務全体を強化します。
請求書発行、給与計算、在庫管理、経費管理などの機能を備えており、現代の会計において非常に貴重なツールとなっています。
QuickBooks での経費追跡と経費精算の設定
QuickBooksには経費を追跡する複数の方法があり、従業員の経費、仕入取引、事業仕入を管理することができます。
それでは、おすすめのワークフローを使って設定方法をご紹介しましょう：
ステップ1: 経費アカウントの設定
まず、QuickBooksの勘定科目表に経費科目を設定します：
- QuickBooksのダッシュボードにアクセスします。
- 歯車のアイコンをクリックし、"Chart of Accounts "を選択します。
- 新規 "ボタンをクリックし、勘定科目の種類として "経費 "を選択します。
- 経費勘定の詳細名を入力し、"保存 "をクリックします。
**プロからのアドバイス 例：事務用品、出張費、水道光熱費など）支出を特定の勘定科目に分類することで、分析や管理がしやすくなります。
ステップ2: 経費アカウントを支払い方法にリンクさせる
経費の勘定科目を作成したら、適切な支払い方法（クレジットカード、デビットカード、現金、銀行口座など）に紐付けます。
- QuickBooksのダッシュボードに移動します。
- 歯車のアイコンをクリックし、"バンキング "を選択します。
- 口座を追加」を選択し、経費口座をご希望の支払い方法にリンクします。
ステップ3：経費承認のワークフローを作成する
混乱を減らし、効率を高めるために、明確な承認プロセスを作成しましょう。経費申請の役割、責任、期限を明確にします。
申請書の提出や補助書類（領収書など）の提出に関する具体的なガイドラインを含め、従業員にプロセスを理解させる。
ヒント：*経費精算プロセスを合理化するために、承認期限を設ける。
ステップ4：QuickBooksに経費を入力する
手動で経費を入力するか、領収書をQuickBooksにアップロードします： QuickBooksのダッシュボードにアクセスします。
- をクリックし、取引の種類に応じて「経費」または「小切手」を選択します。
- 必要な情報を入力します： 支払口座、受取人情報、カテゴリー、金額。
- 必要に応じて、領収書や請求書などの補助書類を添付する。
- 保存して閉じる」または「保存して新規作成」をクリックして取引を保存します。
ヒント: QuickBooksのモバイルアプリでは、スマートフォンのカメラを使って領収書をアップロードすることができ、経費のトラッキングを迅速に行うことができます。
ステップ5: 従業員の経費精算プロセスを導入する
従業員に経費を精算するには、以下の手順を実行します：
- QuickBooksのダッシュボードにアクセスします。
-
- "+"アイコンをクリックし、"小切手 "または "経費 "を選択します。
- 支払先」フィールドで、経費精算する従業員を選択します。
- 口座」フィールドで、適切な経費口座を選択します。
- 経費精算額を入力し、領収書などの裏付け書類を必ず添付する。
- 保存し、経費精算を処理します。
ステップ6：経費の確認と承認
管理者は、経費精算を処理する前に定期的に経費を確認し、承認する必要があります。
- QuickBooksのダッシュボードにアクセスします。
- Reports "をクリックし、"Expenses by Vendor Summary "を選択して経費取引を確認します。
- 提出された各経費を評価し、それに応じて経費精算を承認または拒否します。
ステップ7：経費データの分析
QuickBooksのレポート機能を活用して、経費の実績を分析します：
- QuickBooksのダッシュボードにアクセスします。
- レポート」をクリックし、利用可能な経費レポートを参照します。
- 経費の傾向を調べ、ベンダーの業績を評価し、コスト削減の機会を特定することで、データに基づいた意思決定を行う。
ヒントとベストプラクティス
- 適切な経費ガイドラインと経費精算プロセスについて従業員を教育する。
- 経費承認プロセスを定期的に評価し、改善する。
- 経費と経費精算のタイムリーな提出と処理を徹底する。
- QuickBooksの自動化機能（領収書転送、銀行フィードルールなど）を活用する。
- 支出を最適化し、不正や誤用を特定するために、経費報告書を常に見直す。
結論
経費や経費精算の管理に頭を悩ませる必要はありません。QuickBooksの機能を活用し、この包括的なガイドに従うことで、経費追跡と経費精算プロセスを透明で効率的、合理的なオペレーションに変えることができます。
さっそく、実績のあるヒントとベストプラクティスを取り入れて、経費と経費精算の管理をマスターしましょう！
