目次：
- ワークフロー承認とは？
- ワークフロー承認導入のメリット
- 手作業による承認プロセスでよくある課題
- ワークフロー承認の種類
- 効果的なワークフロー承認プロセスを構築する5つのステップ
- 効果的なワークフロー承認のためのベストプラクティス
はじめに
仕事で物事を成し遂げるために必要な承認の数に圧倒されたことはないだろうか。
管理職の賛同を得たり、法務部門に確認したり、セキュリティ部門に確認したり、その他いろいろなことをしなければならないので、実際にタスクを達成するよりも、署名を追いかけることに多くの時間を費やしているように感じるかもしれません。
しかし、承認プロセス全体を合理化する方法があるとしたらどうだろう？
承認に最新の自動化されたアプローチを採用することで、効率を大幅に向上させ、透明性を高め、日々の業務を合理化することができます。
この包括的なガイドでは、ワークフロー承認の世界に飛び込み、その利点、種類、効果的な自動承認システムを構築する手順について説明します。
いかがですか？では、さっそく始めましょう。
ワークフロー承認とは？
ワークフロー承認は、ビジネスプロセス内の作業やタスクをレビューし、承認するプロセスです。
作業を進める前に、作業が適切に完了していることを確認する。
通常、ワークフロー承認には、タスクが完了とマークされる前に、要求者、承認者、最終確認者が関与します。
例えば、採用プロセスでは、求人広告を出す前に人事部や部門長の承認が必要です。
また、経費報告書は、従業員に経費を精算する前に、複数の管理職の承認を得る必要があります。
ワークフロー承認は、品質、コンプライアンス、生産性の保証に役立ちます。
ワークフロー承認は、承認者が物理的なペーパーワークをレビューし、サインオフする手動で行うこともできます。しかし、今日では、ワークフロー管理ソフトウェアを使用した自動化システムが主流となっています。これにより、以下のことが可能になります：
- リクエストの種類ごとに承認者を指定
- 依頼を適切な担当者に自動的にルーティングするためのルール設定
- レビューが必要な案件があった場合に通知を受け取る
- モバイルデバイスを使用して、外出先からリクエストのレビューと承認が可能
- 詳細な監査証跡の管理
ワークフロー承認導入のメリット
ビジネスプロセスにワークフロー承認を導入することで、多くのメリットが得られます。
効率性の向上
承認ワークフローを自動化することで、承認者の追跡、返信メールの整理、各リクエストの処理状況の把握などの手作業を削減し、時間を節約できます。
自動化されたシステムでは、事前に設定したルールに従って承認が迅速に処理されます。
可視性の向上
ワークフロー承認システムでは、すべてのリクエストの概要を一箇所で確認できるため、承認ステータスを一目で把握できます。
何かが行き詰っていたり、注意が必要な場合はすぐにわかります。また、関係者全員が各ステップを可視化できるため、誰がいつ何を承認したかについて驚くことはありません。
コンプライアンスの強化
自動化されたワークフローにより、すべての承認が企業ポリシーに従い、規制要件を満たしていることが保証されます。
システムは、特定の承認を義務付け、承認者に関連する詳細を促し、権限のない個人によるリクエストの承認を防止するように設定できます。
これにより、人為的ミスによるコンプライアンス違反の問題を回避することができます。
アカウンタビリティの向上
自動化されたワークフロー承認システムでは、すべてのリクエストについて詳細な監査証跡が残ります。
また、各承認に要した時間がタイムスタンプで表示されます。
これにより、承認者は自分の決定に対する説明責任を果たし、ボトルネックの特定に役立ちます。
手作業による承認プロセスでよくある課題
ワークフローを手動で承認すると、プロセスが遅くなり、効率が低下します。手作業による承認の主な問題点には、次のようなものがあります：
- 面倒で時間のかかる作業**。手動で承認を行うには、システムにログインし、正しいリクエストを探し、詳細を確認し、承認する必要があります。この面倒な作業により、チームメンバーがより戦略的な優先事項に集中できる時間が減ってしまう。
- ボトルネック**。承認が特定の人でボトルネックになると、プロセス全体が遅くなる。人が休暇に入ったり病気になったりすると、承認は止まってしまう。手作業による承認もまた、ワークフローを停滞させるバックログになりやすい。
- 可視性の欠如**。手作業の場合、承認状況を追跡し、プロセス全体を包括的に把握することは難しい。承認を依頼する側は、回答を待つ間、暗闇に取り残されることが多い。
- 高いエラー率**。承認のような手作業で反復的な作業を行うことは、間違ったリクエストを承認したり、ステップを見落としたりするようなエラーの可能性を高めます。自動化されたシステムでは、エラーがはるかに少ない。
- 困難な監査**。どのように決定がなされたのか、誰が何を承認したのか、記録や可視性がほとんどない場合、事後的に承認プロセスを監査するのは難しい。これはコンプライアンスを困難にし、説明責任を欠くことになる。
このような非効率を改善するために、多くの組織がSankaのようなワークフロー自動化ツールを利用しています。
ワークフローの自動化により、リクエストを自動的に承認するルールを定義することができ、チームはより優先順位の高いタスクに取り組むことができます。
ワークフロー承認の種類
ワークフロー承認にはいくつかの種類があり、組織の特定の要件に合わせて調整することができる：
- 順次承認： このタイプの承認では、リクエストは一定の一連のレビュアーを通過し、各レビュアーは次の担当者に移る前にリクエストを承認する必要があります。
- 並列承認： 並列承認では、複数のレビュアーが同時にリクエストを承認します。この方法は、複数の利害関係者がリクエストをレビューする必要があるが、 他の人の承認に依存しない状況で、時間を節約することができる。
- 条件付き承認： 条件付き承認ワークフローは、指定された基準に基づいて、リクエストを異なる承認者にルーティングするように設計されています。例えば、一定金額以上の購入リクエストは、シニアマネジャーの承認が必要です。
- アドホック承認： アドホック承認*：アドホック承認プロセスでは、状況に応じてレビュアーを手動で追加または削除することができます。この柔軟なアプローチは、ユニークな状況や例外的な状況に対処するのに役立ちます。
効果的なワークフロー承認プロセスを構築する5つのステップ
- 改善すべきプロセスを特定する： 承認ワークフローを導入する前に、発注書の承認や新入社員の受け入れなど、最適化が必要な特定のビジネスプロセスを特定します。
- 現在のワークフローを文書化する： すべてのステップ、関係者、ボトルネックをメモし、現在の手順を概説する。この文書化は、新しく改善されたワークフローを構築するための基礎となる。
- 役割と責任を明確にする： 承認プロセスに関わるすべての人の役割と責任を明確にします。このように明確にすることで、チームメンバーは、誰がいつリクエストを承認する必要があるのかを理解できるようになり、混乱と遅延を最小限に抑えることができます。
- 承認ワークフローツールの選択： Sanka、Asana、Kissflowなど、希望する承認プロセスをサポートするソフトウェアに投資しましょう。堅牢なツールは、カスタマイズ可能なテンプレートを提供し、既存のシステムとシームレスに統合して、新しいワークフローを最大限に活用できるようにします。
- 定期的な見直しと最適化： 新しいワークフロー承認プロセスの有効性を継続的にモニターし、フィードバックを求め、改善点を特定する。この反復的なアプローチにより、ビジネスが進化しても効率的で適切なシステムを維持することができます。
効果的なワークフロー承認のためのベストプラクティス
承認プロセスを合理化するために、従うべきベストプラクティスがいくつかあります。
自動化できるところは自動化する
Sankaのようなツールを使用して、設定したルールに基づいて、リクエストを適切な承認者に自動的にルーティングします。
これにより、混乱がなくなり、リクエストが返答待ちで滞ることがなくなります。
承認レベルを最小限に抑える
リクエストによって直接影響を受ける人の承認のみを必要とします。
承認する人が多ければ多いほど、処理に時間がかかります。代わりに、コラボレーションを通じて他の人たちから意見を得ましょう。
明確な承認基準を設定する
承認者が十分な情報を得た上で迅速に選択できるよう、何を考慮すべきかを正確に説明する。例えば、新規採用のリクエストの基準は次のようになります：
- この職務に必要な予算はあるか？
- 候補者は必要なスキルと経験を持っているか？
- この役割は、主要部門の目標にプラスの影響を与えるか？
承認者にコメントを求める
承認者に、リクエストを承認または却下する理由を書いてもらいましょう。こうすることで、承認者の判断が透明化され、変更が必要な場合に何を修正すればよいかを依頼者が理解しやすくなります。
承認指標を追跡する
平均承認時間、却下されたリクエストの割合、どの部署が最も多く承認しているかなど、重要な数値に目を配りましょう。
ボトルネックや改善の機会を探し、対策を講じましょう。
結論
ワークフロー承認について知っておくべきことは、以上である。
ワークフロー承認システムの重要性、利点、種類、およびセットアップに必要な手順を包括的に理解することで、組織はより高い効率性、透明性、および生産性を達成することができます。
ワークフロー承認を自動化し、数え切れないほどの時間を節約する簡単な方法をお探しなら、Sankaをチェックしてください。
同社の自動化プラットフォームは、承認を簡素化し、エラーを減らし、ワークフロー全体のプロセスをスピードアップするのに役立ちます。
改善の余地があるプロセスを特定することから始め、徐々に自動化を導入することで、業務に大きな好影響をもたらします。
