目次：
- ワークフローマッピングとは？
- ワークフローマッピングを使う理由
- ワークフロー・プロセス・マッピング手法
- ワークフローマップの作り方
- ワークフローマッピングによる非効率とボトルネックの特定
- プロセスを合理化するワークフローマッピングツールとソフトウェア
- ワークフローマッピング成功の実例
はじめに
長時間労働を強いられ、懸命に働いているにもかかわらず、ビジネスのポテンシャルが十分に発揮されていないように見えます。その解決策は、ワークフローを最適化し、合理化することです。
ビジネスプロセスをステップごとにマッピングすると、ボトルネック、重複、非効率を特定できる貴重な洞察が得られます。
そして、簡単な変更で大きな効果を上げることができるのです。
ワークフローマッピングは複雑に聞こえるかもしれませんが、実はとても簡単です。
このガイドでは、社内の仕事の流れを視覚的に表現するシンプルなプロセスを学びます。
また、ワークフローマッピングの実践例もご紹介します。
その過程で役立つツールやテクニックもご紹介します。最後には、ワークフローを最適化し、ビジネスを次のレベルに引き上げるための実践的なステップを身につけることができます。
さっそくワークフローをマッピングしてみましょう。合理化された、生産性の高い、収益性の高いビジネスが待っています！
ワークフローマッピングとは？
ワークフローマッピングは、しばしばビジネスプロセスマッピングと呼ばれ、特定のプロセスを最初から最後まで可視化し、理解するために様々なビジネス分野で使用されるテクニックを指します。
これは、組織のワークフローの一部を形成するすべてのタスク、ステップ、インプット、およびアウトプットを明確に定義し、明確な視覚的表現を作成する方法として説明される。
ワークフローマップは、役割、責任、タスク、業務の流れを明確に描き出し、組織が現在の業務手順を理解し、分析することを可能にする。
ワークフローマップは、単純なダイアグラムからデシジョンツリーを含む詳細なフローチャートまで、様々な複雑さがあります。
ワークフローマッピングを使う理由
Deloitteの調査によると、製造業をはじめとする企業の80％近くがプロセス改善の取り組みを行っており、ワークフローマッピングの妥当性と重要性が実証されている。
明確でシンプルなビジュアルは、複雑なプロセスをより良く理解する助けとなるため、ワークフローマッピングは非常に貴重なものとなる。
ワークフローのマッピングは、どの企業にとっても大きなメリットがある：
- 実際にどのように業務が行われているかを俯瞰することができる。日々の業務に集中していると気づきにくいボトルネックや重複、非効率が見えてくる。
- チーム間のコミュニケーションが促進される。マッピングのプロセスでは、異なる部門の人々が一緒に座り、どのように相互作用しているかを明確にする。これにより、誤解が解け、チーム間の引き継ぎがスムーズになる。
- 自動化の下地ができる。情報、タスク、承認が社内でどのように動いているかを理解すれば、ソフトウェアで自動化できるワークフローの部分を特定し始めることができる。これにより、膨大な時間とコストを削減できる。
- 生産性の向上や仕事への満足度の向上にもつながります。ワークフローを合理化し、ペインポイントを取り除くことで、仕事はより簡単に、より速く、そして従業員のフラストレーションが軽減されます。その結果、士気とモチベーションが確実に向上します。
- 顧客サービスが向上します。社内プロセスが最適化されれば、顧客はより良いサービスをより早く受けることができます。また、顧客の視点から問題を発見することで、顧客の体験を具体的に改善するための変更を加えることができる。
ワークフロー・プロセス・マッピング手法
ワークフロープロセスマッピングには、組織がプロセスを理解し、分析し、改善するのに役立ついくつかの方法論が含まれる。いくつかの注目すべき方法論がある：
- フローチャート -これはプロセスの簡単な、トップダウンの写実的な表示である。プロセスの各ステップは、長方形や円のようなシンボルで表現される。フローチャートは、ビジネスプロセスを視覚化し、改善領域を決定するために広く使用される。
- バリューチェーンマッピング（Value Chain Mapping） - この方法論は、最終製品に付加価値を与える主活動と支援活動にプロセスを分解する。
- スイムレーン図 - このタイプの図は、異なる役割、部門、または個人間のサブプロセスの責任を区別しながら、視覚的にワークフロープロセスを表します。
- SIPOC Diagrams - Suppliers（供給者）、Inputs（入力）、Process（プロセス）、Outputs（出力）、Customers（顧客）の頭文字をとったもので、このワークフローマッピング手法は、プロセス全体を俯瞰的に理解するのに役立ちます。
各ワークフローマッピング手法にはそれぞれ強みがあり、最適な選択は、描写し改善したいプロセスの複雑さや性質に依存することが多い。
どの方法を選択するにしても、プロセスマッピングの最終的な目標は、改善のための実行可能な計画を作成し、プロセスをより明確に理解することです。
ワークフロー計画とは何か、またその書き方についてはこちらをお読みください
ワークフローマップの作り方
ワークフローマッピングを通じてビジネスを最適化するには、組織内で実際にどのように仕事が行われているかを分析する必要がある。これを行う最善の方法は、ビジュアルなワークフローマップを作成することである。
適切な人材を集める
まず、現在のプロセスの全体像を把握するために、さまざまなチームや役割の主要な従業員を特定します。管理職と現場スタッフを混在させる。
全体像から始める
グループでミーティングを行い、部門間や役割間のワークフローを高いレベルでマッピングする。
付箋紙やLucidchartのようなオンラインツールを使って、基本的なフローチャートを作成する。情報、タスク、意思決定が社内でどのように動いているかを話し合う。
ボトルネック、重複、不明確な点がないかを確認する。
特定のワークフローを掘り下げる
いくつかの重要なワークフローを選び、より詳細にマッピングする。例えば、新規顧客のリクエストや注文がどのように処理されるのか、あるいは新製品の機能がどのように開発され、発売されるのか、そのプロセスを追ってみる。
開始から完了までの一連の流れの各ステップをマッピングする。フローの各部分について話し合い、最適化する方法を探す。
レビューと変更の実施
問題を特定したら、利害関係者と協力して解決策を決定する。ワークフローマップを更新し、改善された将来のプロセスを反映させる。
スタッフのトレーニングや、必要なテクノロジーやポリシーの調整を行い、変更を導入する。
ワークフローマッピングによる非効率とボトルネックの特定
現在のワークフローをマッピングすると、いくつかの非効率性やボトルネックに気づくでしょう。
これらは、ビジネスプロセスを最適化するために改善できる領域です。
重複または冗長なステップ
複数の人やチームが同じ作業を行っていませんか？不必要に繰り返されているステップはありませんか？作業の重複をなくしましょう。
例えば、2つの異なるチームが同じ顧客データを異なるシステムに入力している場合、1つのチームがデータ入力を担当し、もう1つのチームと情報を共有する。
不必要な承認
付加価値のない承認プロセスはないか？重要でない承認は削除しましょう。
例えば、ある金額以下の経費報告には承認が不要であれば、その閾値を上げる。こうすることで、管理職はより重要な意思決定に集中できるようになる。
自動化できるタスク
ソフトウェアやテクノロジーを使って自動化できる手動の反復タスクを特定する。データ入力、計算、スケジューリング、通知などは、自動化に向いていることが多い。
時間のかかるタスクをいくつか自動化するだけで、生産性が大幅に向上し、コストを削減できる。
ハンドオフとトランジション
ワークフローの中で、ある担当者やチームから別の担当者に仕事が引き継がれる箇所がないか探してみましょう。
このようなハンドオフは、移行中に情報が失われたり、詳細が見落とされたりして、非効率になることがよくあります。
役割や責任を再割り当てしてハンドオフを最小限に抑えるか、コミュニケーションチャネルや文書化を改善して、これらの移行を合理化できるかどうかを確認する。
ボトルネック
仕事が積み重なったり、遅れたりして、ボトルネックになっている箇所を見つける。これは、他の人からのインプットに依存しているタスク、処理しきれないほど多くの仕事を抱えているチーム、またはシステムの制限である可能性があります。
これらのボトルネックを取り除くか緩和して、仕事を効率的に流す方法を探しましょう。リソースを追加する、スケジュールを調整する、代替システムを使用する、などが考えられる解決策です。
プロセスを合理化するワークフローマッピングツールとソフトウェア
現在のワークフローをマッピングしたら、それを評価し、最適化する方法を探しましょう。
ワークフローマッピングツールやソフトウェアは、プロセスを合理化し、より効率的にするのに役立ちます。
Smartsheet
Smartsheetは、ワークフローマッピング機能も提供する人気のプロジェクト管理ツールです。
フローチャートを作成してワークフローを視覚化したり、ファイルを添付したり、期限を設定したり、タスクを割り当てたりすることができます。
Smartsheetは、Dropbox、Google Drive、Boxなどの他のツールと統合し、プラットフォーム間でファイルを自動的に同期します。
Lucidchart
Lucidchartは、フローチャート、プロセスマップ、ワークフロー図を作成するための直感的なインターフェイスを提供するビジュアルワークスペースです。
ワークフローをマッピングしたら、Lucidchart でシミュレーションを行い、ボトルネックや非効率性を特定できます。
その後、ワークフローを最適化し、変更の影響を確認することができます。
Lucidchart は Google Drive、Confluence、Jira などの生産性ツールと統合されています。
Kissflow ワークフロー
Kissflow Workflowは、ワークフローマッピングと自動化機能を備えたクラウドベースのBPMプラットフォームです。
ワークフローを設計するためのドラッグ＆ドロップのインターフェイスを提供し、役割、期限、通知を割り当てることで、全員が責任を負うことができます。
Kissflowはより複雑なワークフローに対応し、Dropbox、Google Drive、Office 365などのツールと統合できます。
このようなツールを使ってワークフローをマッピングし、最適化することで、より効率的で生産的なビジネスが可能になる。
いくつかのオプションを評価し、ニーズと予算に合ったものを見つけましょう。ワークフローを改善するために投資した時間は、アウトプットの増加、エラーの減少、より良いカスタマーエクスペリエンスによって報われるでしょう。
営業、マーケティング＆PR、採用活動の拡大をお考えですか？Sankaには、ソーシャルメディア・リクルーティングやコンテンツ・マーケティングからIT資産管理まで、すぐに使えるワークフローがあります。
構築済みワークフローの豊富なレポジトリをご覧いただくか、独自のビジネスニーズに合わせてカスタマイズしてください。
ワークフローマッピング成功の実例
いくつかの有名企業は、ビジネスプロセスを最適化するためにワークフローマッピングを導入し、成功を収めている。代表的な例を2つ挙げる：
イケア
スウェーデンの巨大家具メーカーは、ワークフローマッピングを使って、製品の設計と製造を合理化した。
製品をコンセプトから顧客に届けるまでに必要な各ステップを分析することで、重複や非効率を特定した。
ワークフローを最適化することで、コストを50％以上削減し、節約分を顧客に還元することができた。
トヨタ
自動車メーカーの有名なトヨタ生産方式は、ワークフローのマッピングと最適化を通じて製造業に革命をもたらした。
各作業員の役割と、それが次のステップにどう影響するかを綿密に分析することで、余分な在庫をなくし、無駄な時間と労力を削減した。
その結果、低コストで高品質の自動車を生産する「ジャスト・イン・タイム」プロセスが実現した。
アマゾン
このeコマース企業は、倉庫業務とサプライチェーン・マネジメントを最適化するためにワークフロー・マッピングを活用した。
製品がサプライヤーから倉庫、顧客までどのような経路をたどるかを分析することで、輸送時間を最短にし、余分な取り扱いを減らし、ピッキング、梱包、出荷のプロセスを合理化することができた。
こうした効率化は、アマゾンが顧客に迅速で低コストの配送を提供するための鍵となる。
結論
ワークフロー・マップの力によってビジネスを変革するための究極のガイドがここにある。
ワークフローマップがあれば、企業はプロセスを最適化し、非効率を発見し、チームワークを育むことができる。
時間をかけてチームがどのように業務を行っているかを分析し、無駄や非効率な部分を特定することで、多くの改善の機会を発見することができる。
プロセスを合理化し、生産性を高め、コラボレーションを強化し、真の成長を促すことができる。そして何より、それを実現するためのツールや人材がすでに社内に揃っているのです。
ワークフローマッピングのパワーを貴社のプロセスで発揮する準備はできていますか？今すぐ戦略を練り、ビジネスの成長を加速させましょう！
