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はじめに
ワークフロー」という言葉を会議で聞いたり、最新で最高のワークフロー管理ツールについて読んだりしたことがあるだろう。
しかし、ワークフローとは一体何なのか？, そして、どのようにすれば最適化できるのか？
つまり、ワークフローとは、あるプロセスやタスクを完了させるために必要な一連のステップのことを指します。
チームのワークフローを最適化し、生産性を高めるには、ワークフローチャートが必要です。
ワークフローチャートは、プロセスを完了するために必要なステップを視覚的に表したものです。何を、誰が、どのような順序で行う必要があるのかを示します。
ワークフロー・チャートは、業務を効率化し、非効率を排除し、目標をより早く達成するための鍵となります。
このガイドでは、ワークフローチャートとは何かから作り方まで、ワークフローチャートについて知っておくべきことをすべて説明します。
スイムレーン・フローチャートやクロスファンクショナル・フローチャートなど、チャートの主な種類を見ていきます。
プロジェクト管理、ビジネスプロセス改善、ソフトウェア開発においてワークフローチャートを使用するメリットを探ります。
最後には、あらゆるプロセスをマッピングし、最適化するための知識とツールを身につけることができます。
生産性を次のレベルに引き上げる準備はできていますか？さあ、始めましょう！
ワークフロー・チャートを理解する
ワークフローチャートは、ワークフロー図やフローチャートとも呼ばれ、プロセスやプロジェクトを完了するために必要な一連のステップを図式化したものです。
各ステップは特定のシンボルで表され、作業の順序を示す矢印で結ばれています。
ワークフロー・チャートは、既存のプロセスを文書化したり、新しいプロセスを設計したりするのに便利である。
なぜ使うのか？
ワークフロー図は、あるプロセスを完了するために必要なステップを視覚的に表したものである。ワークフロー・チャートは、アクティビティの流れと順序を示します。ワークフローチャートは以下のような用途に役立ちます：
- プロセスの合理化と最適化。現在のステップをマッピングすることで、ボトルネックや非効率を特定することができます。その後、ステップを再編成または自動化することで、スムーズな仕事の流れを作ることができる。
- 新入社員の受け入れ。ワークフロー・チャートは、プロセスがどのように機能するかをわかりやすく説明します。これにより、新入社員が迅速にスピードアップできるようになります。
- コラボレーションとアラインメント。ワークフロー図を共有することで、すべての関係者がプロセスの機能について同じ理解を持つことができます。その結果、より効率的な部門横断業務が実現します。
- 文書化とコンプライアンス。ワークフロー図は、プロセスを文書化するための標準化された方法を提供します。これは、規制や品質基準を満たすために重要です。
- 生産性の向上。明確な手順で最適化されたワークフローは、従業員の生産性を高めます。次に何をすべきかを考える無駄な時間を減らすことができます。
ワークフロー・チャートを作成するには、まずプロセスのすべてのステップをリストアップします。そして、正しい順序を決め、視覚的に整理します。
矢印を使って流れと方向を示す。別の経路を取ることができる決定点を加える。ステップに番号をつけ、それぞれに簡単な説明をつける。
ワークフロー・チャートはシンプルに、しかし役に立つよう十分詳細に作成しましょう。従業員が参照しやすい場所に配置する。
可能な限り効率的なプロセスを維持するため、ニーズの変化に応じて改訂することも視野に入れましょう。
ワークフロー・チャートの利点
ワークフロー・チャートを作成することには、いくつかの利点がある。プロセス全体を俯瞰できるため、非効率や問題を発見しやすくなる。
また、関係者全員がプロセスを理解しやすくなるため、コミュニケーションが向上し、全員が同じ見解を持つようになります。
ワークフローチャートは、新しいチームメンバーへの導入に理想的です。
ワークフロー・チャートを使用する主な利点は以下の通りである：
- **理解度の向上 ワークフローチャートは、プロセスの明確な視覚的表現を提供し、関係するステップ、順序、依存関係や相互関係を誰もが容易に理解できるようにします。この理解度の向上により、チーム間のコラボレーションや効果的なコミュニケーションが促進されます。
- **効率の最適化 ワークフローチャートは、プロセスを明確に表現することで、業務の冗長性やボトルネックの特定に 役立ちます。このような洞察により、効率を改善できる領域を容易に発見することができる。
- トレーニングリソースの強化： 新メンバーや新たな職務に就くメンバーにとって、ワークフローチャートは貴重なトレーニングリソースとなる。プロセスのニュアンスを素早く把握し、タスクを成功に導く道筋をたどることができる。
- より良い意思決定： ワークフローチャートは、意思決定ポイントを含む各ステップで何が起こるかを理解しやすくします。この明瞭さにより、より良い情報に基づいた意思決定が可能となり、生産性にも良い影響を与えます。
- 一貫性の実現： 標準化されたプロセスに従うことは、品質管理された一貫性のある結果を生み出す鍵である。ワークフローチャートは、プロセスに明確な構造を提供し、再現性を保証する。
- **コミュニケーションの促進 ワークフローチャートを共有することで、プロジェクトやプロセスにおけるすべての利害関係者の足並みを揃えることができます。ワークフローチャートは、誰もがタスク、役割、活動の流れを理解できるよう、世界共通の「言語」を提供します。
- コンプライアンスの支援： 特定の業界では、確立された規制や基準を遵守するために、特定のプロセスの遵守が必須となる場合があります。ワークフローチャートは、これらの要件が満たされていることを示すのに役立ち、コンプライアンス違反のリスクを低減します。
- 自動化のための青写真として役立つ： ワークフローチャートは、ワークフロー自動化への足がかりとなる。プロセスを図式化することで、組織は何を自動化できるかを特定することができる。
結論として、ワークフローチャートは、ビジネスプロセスを可視化し、理解、計画、コミュニケーション、生産性を向上させ、最終的に業務改善につなげるために不可欠なツールである。
ワークフロー・チャートの作成方法
ワークフロー・チャートを作成する旅に出ませんか？簡単なステップ・バイ・ステップ・ガイドをご覧ください：
- 1.プロセスを特定する。可視化したい特定のプロセスを決定する - これは、全体的なソフトウェア開発ライフサイクル、機能開発プロセス、テストフェーズ、またはバグ修正プロセスである可能性があります。
- プロセスのすべてのステップをリストアップする。どんな些細なことでも、すべての詳細を把握しましょう。リストが完全で、適切な順序で並んでいることを確認します。必要であれば、この時点でステップを再編成することもできます。
- 各ステップに適したフローチャートの形を決める。最も一般的な形は、長方形（タスクまたはアクション）、菱形（決定）、矢印（流れの方向を示す）です。各形状が何を表しているかを定義するためにキーを使用する。
- 図形をつなげて、ステップ間の順序と関係を示す。矢印は、チャートを流れる方向を示す。ラベルを追加して、ある活動が次の活動にどのようにつながるかを明確に示す。
- ワークフローチャートを見直し、検証する。ステップに抜けがないか、流れが論理的に筋が通っているかを再確認する。プロセスに関与する他の人からも意見を求めましょう。チャートを公開する前に、必要な最終変更を加える。
Microsoft VisioやGoogle Drawings、あるいはLucidchartやDraw.ioのような専門的なツールを使って、プロフェッショナルでわかりやすいチャートをデザインしましょう。
ワークフロー図の種類
様々なプロセスを表現するために、様々なタイプのワークフローチャートやダイアグラムが利用可能です。
各タイプは、プロセスの複雑さ、必要とされる詳細レベル、望まれる視覚的なインパクトに応じて採用することができる。
ここでは、5つの一般的なタイプのワークフローチャート/ダイアグラムを紹介する：
フローチャート
フローチャートは最も広く使われているワークフロー図の一つであり、プロセス内のステップの順序を簡単に描写することができ、どのような業界や機能にも適用することができます。
これらの図には、長方形（プロセスを表す）、菱形（決定点を表す）、矢印（流れの方向を示す）といった幾何学的な図形が組み込まれている。
スイムレーン図
クロスファンクショナル・フローチャートとしても知られるスイムレーン図は、図をセクションに分割し、それぞれを特定の役割、部門、またはチームに特化させます。
これらの図は、複数の部門や役割が関与するプロセスを視覚化し、責任を明確にするのに役立ちます。
ビジネス・プロセス・モデルおよび表記法（BPMN）
BPMNは、ビジネスプロセスをモデル化するための標準化された記法システムである。ビジネスにおけるプロセスモデリングのために特別に設計され、ワークフローを視覚的に表現するための豊富なシンボルセットを含んでいる。
BPMNダイアグラムは、複雑なビジネスプロセスをキャプチャするために有用であり、BPMNエンジンで実行することができます。
状態図
状態遷移図やステートマシンとしても知られる状態図は、オブジェクトやシステムが持ちうるさまざまな状態と、その間の遷移を図示します。
コンピュータ・プログラムのような複雑な動的システムのモデリングに特に役立ち、条件文を含めることができます。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを表示する横棒グラフで、個々のタスクのタイムスパンとその関係を示します。
これらのチャートは、プロジェクト管理において有益であり、組織がプロジェクトの進捗状況を追跡し、必要に応じて作業順序を調整することを可能にします。
これらのワークフロー図は、それぞれ特定の目的を果たすものです。最も適切なタイプを選択することは、プロセスの性質と伝達される必要がある情報の種類に依存します。
ワークフローの自動化
ワークフローの自動化は、企業がプロセスを合理化するために使用する戦略であり、手作業への依存を減らし、ワークフローをより効率的で正確なものにします。
ここでは、ワークフローを自動化する方法について、ステップ・バイ・ステップで説明します：
自動化するプロセスを特定する
最初のステップは、自動化の恩恵を最も受けられるプロセスを特定することです。
これは、時間がかかるプロセス、エラーが発生しやすいプロセス、反復的なプロセス、業務に不可欠なプロセスなどです。
現在のワークフローを文書化する
プロセスを自動化する前に、そのプロセスに関連するすべてのステップ、意思決定、タスク、役割、結果を書き出す。
詳細なワークフロー図やダイアグラムを用意することは、ここでも有益である。ボトルネック、非効率、改善可能な領域をメモしておく。
望ましい結果を定義する
自動化の具体的な目標を理解する。これは、エラーの排除、スピードの向上、一貫性の達成、時間の節約、顧客サービスの向上など、多岐にわたります。
適切なワークフロー自動化ツールを選択する
ワークフロー自動化ツールは数多くあります。最適なものは、ビジネスの特定のニーズに対応し、ユーザーフレンドリーなインターフェースを持ち、統合オプションを提供し、予算内に収まるものです。
Sanka、Zapier、Asana、Process Street、Trello、Airtable、またはMonday.comのようなツールを検討してみてください。
自動ワークフローの設計
選択したツールを使って、自動ワークフローを設計する。
この段階で、必要なタスク、ルール、基準を設定する。ほとんどのツールは、自動化の深さを増すために、if-this-that（IFTTT）ルールや条件付きワークフローのような機能を提供している。
テスト
完全な実装の前に、自動ワークフローをテストする。期待どおりの動作、すべての統合が適切に機能すること、そして毎日作業する人にとって使いやすいシステムであることを確認します。
実装とトレーニング
自動化されたワークフローを展開し、すべての関係者がその使用方法についてトレーニングを受けていることを確認する。継続的なフィードバックのために、オープンなコミュニケーションラインを維持する。
レビューと最適化
ワークフローを定期的に見直し、パフォーマンスを追跡し、改善点を探します。業務やニーズの変化に応じて、継続的な最適化をサポートする。
自動化はビジネスプロセスを大幅に合理化できるが、万能のソリューションではないことを忘れてはならない。
最善のアプローチは、小さく始めて初期の成功を経験し、そこから自動化プロセスを成長させることである。
結論
さて、これで完成だ。ワークフローチャートとは何か、なぜ重要なのか、どのように作ればいいのか、そしていくつかの例をご紹介しました。
ここで重要なことは、ワークフローチャートは、あなたのチームや組織において、仕事を効率化し、実際の仕事の進め方を改善するのに役立つということです。
ソフトウェア・エンジニアリング、マーケティング、人事など、どのような分野であっても、ワークフロー・チャートを使ってプロセスをマッピングし、最適化することは、あなたの役に立つスキルです。
この知識を活用して、初めてのワークフロー・チャートを作成し、面倒なプロセスを合理化し、時間をかけてフローを図式化することで、物事がどれだけシンプルでスムーズになるかを実感してください。あなたならできる！。
